Crédit Photo : Vince Welter
A quoi ressemble votre bureau aujourd’hui ? Des papiers en tout genre s’étalent partout ou tout est soigneusement rangé à sa place ? Des canettes vides ou des emballages de gâteaux jonchent votre espace de travail ? Pensez à tous les problèmes que vous cause un bureau en désordre. Vous payez vos factures en retard, vous ne retrouvez plus les papiers importants dont vous avez besoin pour faire votre déclaration d’impôts, tout ce désordre peut être très stressant. Prenez le temps qu’il faut pour vous créer un espace de travail désencombré, propre et efficace. Ensuite, vous n’aurez besoin que de quelques minutes par jour pour garder votre bureau dégagé.
Pour cela, nous allons appliquer la méthode que nous avons vue dans l’article ZTD Habitude #2 – Traiter.
Désencombrer son bureau en 3 étapes
1. Commencez par rassembler tous les papiers qui se trouvent sur votre bureau et mettez-les dans une corbeille à courrier. Ensuite, faites de même avec tous les objets et mettez-les dans une boîte en carton assez grande.
2. Procédez de haut en bas, pour les objets comme pour les papiers. Ne commencez pas à tout trier ! Prenez un document et traitez-le en prenant une décision rapide : je jette, je délègue, je classe, je fais, je planifie. Vous connaissez la chanson à présent ! Faites-le si cela prend moins de 2 minutes. Si cela prend plus de 2 minutes, que vous ne pouvez pas le jeter, le déléguer ou le classer, mettez-le dans une liste de choses à faire pour plus tard. Vous pouvez par exemple créer un dossier “Action”, divisé en 3 catégories “A payer”, “A lire”, “A faire”, dans lequel vous classerez tous les documents en attente d’une action. Si un document est associé à un élément de votre liste de tâches vous pouvez le garder dans le dossier “Action”. Mais vous devrez purger ce dossier régulièrement, quotidiennement ou hebdomadairement, afin de vous assurer que tout est fait. Jetez tout à moins que vous ayez une bonne raison de ne pas le faire. Si un document nécessite une action, s’il contient des informations vitales, si vous ne pouvez pas l’obtenir facilement ailleurs au cas où vous en auriez besoin, si vous êtes tenu légalement de le conserver, gardez-le. Dans le cas contraire, jetez-le !
3. Réservez du temps chaque jour pour traiter l’accumulation. Faites cela au moins une fois par jour. L’idéal est de ranger votre bureau en fin de journée après avoir travaillé mais certains auront tendance à le faire tout au long de leur travail. Une fois que vous avez tout rangé, votre bureau est net. Vous avez jeté, classé, rangé chaque objet à sa place et pas au dessus de l’armoire ou planqué dans un tiroir… Continuez de la sorte en appliquant les étapes énumérées ci-dessus. Mettez tout dans votre corbeille à courrier, puis prenez les mesures qui s’imposant pour chaque document.
C’est aussi simple que cela. Vous tombez sur un numéro de téléphone noté sur un post-it ? Ne le laissez pas traîner sur votre bureau. Inscrivez-le dans votre répertoire téléphonique ou dans un logiciel de contacts. Vous retrouvez un document utile à votre travail ? Ne laissez pas traîner tous ces papiers sur votre bureau. Mettez-les sur votre liste de tâches à faire et classez ces documents dans votre dossier “Action”. Jetez, déléguez ou classez tout le reste.
Laisser du désordre sur votre bureau est typiquement de la procrastination. Si vous remettez le rangement à plus tard, les choses ne manqueront pas de s’accumuler. Traitez-les immédiatement, prenez une décision et les mesures qui s’imposent.
Ce que je viens de décrire est une bonne habitude à prendre, mais il faut du temps pour que cette habitude soit ancrée dans votre style de vie. Vous ne serez pas parfait et ne le ferez pas à chaque fois. Mais il suffit d’y penser, puis de le faire. Bientôt, ce sera une habitude que vous aurez du mal à abandonner. Et croyez-moi, une fois que vous serez habitué d’avoir un bureau clair et net, bien rangé, vous n’y laisserez plus les choses s’accumuler.
Faites de même pour les objets. Les stylos, cd, dvd, les fournitures de bureau, perforatrice, papier d’imprimante, cartouches d’encre, ciseaux, etc. Jetez ou rangez chaque chose à sa place.
Astuces pour garder un bureau dégagé
Voici encore quelques trucs et astuces pour vous aider à garder votre espace de travail dégagé, propre, net, désencombré et donc propice à un travail efficace.
1. N’utilisez pas de post-its pour vous rappeler tout et n’importe quoi. Vous risquez de les perdre très facilement et c’est vraiment très moche autour d’un écran d’ordinateur. Utilisez plutôt votre petit carnet de notes, vous savez, celui qui ne vous quitte plus désormais.
2. Jetez vos impressions. Après avoir imprimé un fichier et terminé l’action qui y était associée, jetez l’imprimé. Vous avez de toute façon une copie sur votre ordinateur ou sur internet, vous n’avez donc pas besoin de le laisser traîner sur votre bureau.
3. Gardez à votre portée des dossiers vierges et une étiqueteuse. Si vous ne classez pas vos documents directement, c’est peut-être parce que vous trouvez qu’il est fastidieux de commencer à chercher après un dossier vierge, trouver l’étiqueteuse et étiqueter le dossier en question. Rassurez-vous, c’est tout-à-fait normal. Plus il y a de gestes à effectuer pour réaliser une tâche, moins vous serez motivé à la faire. Donc, avec une pile de dossiers vierges et une étiqueteuse à portée de main, vous n’aurez plus d’excuses…
4. Gardez votre bureau dégagé. Planifiez une plage horaire dans votre agenda pour débarrasser votre bureau en fin de journée. Après 3 ou 4 semaines, l’habitude sera bien ancrée.
5. Triez vos feutres, stylos, marqueurs, etc. Vous n’avez pas besoin de 36 stylos à bille. Triez les tous, jetez ceux qui n’écrivent plus vraiment bien, ceux qui ont perdu leur capuchon, et gardez-en 2 ou 3 sur votre bureau.
6. Dites non aux horreurs gravées du nom de la société MachinTruc. Je sais, c’est difficile de résister à tous ces accessoires reçus gratuitement lors de conférences ou d’événements divers. Evitez de les prendre parce que c’est gratuit. Je veux parler des stylos bon marché, des autocollants, des magazines gratuits, des brochures, des publicités, des cartes postales, et tout ce qui va terminer par encombrer votre bureau.
7. Ne mangez pas devant votre ordinateur. Avaler son sandwich entre l’écran et le clavier est une grosse erreur… dans le cadre d’une alimentation saine mais aussi si vous désirez garder votre bureau propre. Non seulement il est nécessaire de faire une petite pause pour manger mais, si vous mangez à votre bureau, vous allez générer des ordures comme des sacs en papier, des gobelets, des emballages de gâteaux, des épluchures de fruits, vous allez faire tomber des miettes dans votre clavier, et j’en passe des vertes et des pas mures. Il m’est d’ailleurs arrivé de renverser mon gobelet de chocolat chaud sur mon bureau, tout a dégouliné dans mes tiroirs… Une horreur à nettoyer !
8. Limitez les photos sur votre bureau. Les jolies photos en famille ou avec des amis nous rappellent ce qui est important à nos yeux. Cependant, n’en disposez pas plus de 2 ou 3, vous risquez d’être trop vite distrait.
Vous avez d’autres idées pour garder votre bureau en ordre ? Partagez-les dans les commentaires.
Sources : 3 Steps to a Permanently Clear Desk
Bonjour, pour ma part mon bureau ne ressemble pas du tout au bureau de la photo : le mien est vraiment bordélique et j’aie toujours beaucoup de mal, une foi rangé, à le garder propre et ordonné. Alors merci pour ces petits conseils faciles à appliquer avec un peu de rigueur tout de même.
Pour garder ton bureau propre et ordonné, il n’y a pas de secret. Range-le une bonne fois pour toutes et ensuite mets en pratique les bons réflexes de rangement énumérés ci-dessus.
J’avoue qu’il faut un peu de courage au début. Mais tu verras que cela te fera énormément de bien d’avoir un espace de travail clair et dégagé.
Bon courage !
malgré l’informatique la masse de papier grandit chaque jour.
certaines proposition vous sont faites pour limiter le papier mais très souvent le document papier est exigé.
Les relevés de compte par exemple. s’ils sont au format de vos anciens relevés ok mais faites en un PDF dans un répertoire banque de votre ordinateur.
C’est une bonne idée de garder un PDF avec les relevés de banque. Pourquoi pas ?
Il est vrai que le classement des documents et leur durée de conservation nécessitent une gestion à part entière.
Merci pour votre lien vers la durée de conservation des documents. Ces durées sont elles les mêmes en Belgique ?
Les papier numérisés c’est bien, mais il faut savoir les nmmer et les classer. Et surtout, il faut avoir un disque externe et faire régulièrement des sauvegardes. Alors seulement vous pourrez jeter les papiers… en vrac, dans un carton unique, pour toute l’année. Ce carton (où les papiers vont s’accumuler en ordre chronologique, facilitant une recherche ultérieure) vous n’aurez probablement jamais besoin de l’ouvrir (car vous avez tout numérisé et backupé)… Mais !
Méfiez-vous de l’informatique si vous n’êtes pas un pro : la loi de Murphy dit qu’il n’y a aucune raison pour que tout se passe bien. Donc gardez le carton.
Evidement tous les papiers réellement importants et exceptionnels (contrats, actes de vente, etc.) iront dans des chemises spéciales.
Bon courage et ne faites *pas* confiance à l’informatique.
Heureusement, récemment j’ai changé d’ordinateur. Il a FALLU débarrasser ma table…
Heureusement j’avais une petite table pas encore encombrée sur laquelle j’ai tout empilé pour trier et ranger plus tard. Aujourd’hui ma table de travail est à nouveau encombrée et je n’ai toujours pas eu le temps de trier l’autre. Normal, j’ai pris beaucoup de temps à lire ces précieux conseils… Est-ce grave docteur ?
Merci
Clics de Vie
Non, ce n’est pas grave, il suffit d’appliquer tous ces précieux conseils que vous avez lus si longuement et le désordre disparaîtra pour ne plus revenir.
Et puis, bientôt, vous pourrez appliquer ces conseils sans les avoir lus…
Il faut que je le fasse aussi merci de me le rappeler C’est vrai qu’on garde les papiers en cours et puis… On finit toujours par entasser… Enfin moi en tout cas.
Merci pour ces précieux conseils.
Plus mon bureau est petit, moins c’est le bazar…
D’ailleurs je n’ai pas de bureau mais un banc
Tu as un banc d’école ? Un vrai pupitre ?
Et tu n’as pas envie de désencombrer ton banc ? Quelque chose te « bloque » ?
je commence demain en suivant tes conseils, il me fallait juste ce petit coup de pouce!
Chouette alors ! Et bienvenue Nicole !
Je te conseille de commencer par la première habitude de la méthode qui est celle de collecter.
Je te souhaite un bon début alors ! N’hésite pas à venir nous faire part de tes avancées.
A bientôt,
Judith
Ah que j’aime toutes vos astuces pour garder son bureau dégagé, Judith! Sus aux Post-it! Je les traque au point d’en fait un article sur mon blog: http://sorganiser.wordpress.com/2011/12/05/question-des-lecteurs-comment-se-debarrasser-des-post-it/
Mort aux objets publicitaires mochetons et aux miettes! Et trois fois oui à l’étiqueteuse!
A bientôt.
Ma chambre et mon bureau sont pire qu’une porcherie! Je n’arrive jamais à garder ma chambre propre et en bon état. IMPOSSIBLE!! Même quand je la range, ça ne dure pas et lorsque on a de la visite, yeux de travers ! Je vais donc la ranger !
Bonjour Miranda !
Pour garder ta chambre et ton bureau rangés, il faut observer quelques règles, valables pour toute la famille qui passe par là.
1. Ne pas manger dans la chambre ou devant l’ordinateur.
2. Ranger ses vêtements directement après s’être déshabillé(e), mettre au sale ce qui doit être lessivé et replier ou pendre le reste.
3. Lorsque quelque chose est dérangé, le ranger après, derrière soi. Autrement dit, lorsque tu remarques que quelque chose n’est pas à sa place, remets-le directement à sa place.
Voilà, ce sont 3 petites règles à garder à l’esprit à tout moment. La prochaine fois que tu ranges ton bureau, respecte ensuite ces 3 principes, je suis certaine que tu n’auras plus à te plaindre de cet aspect-là.
Bonne continuation Miranda et à bientôt,
Judith
Bonjour, je n’ai pas trouvé la vidéo 5s. Elle est encore dispo ? Merci
Bonjour tsadde,
Absolument, la vidéo est toujours disponible. Voici le lien sur youtube au cas où tu ne la trouves toujours pas : http://youtu.be/JnD1Z4od5fo
Bon visionnage.
Judith
J’ai bien aimé les 2/3 photos de famille maxi pour ne pas être distraite ! Je ne l’avais pas vu comme ça
Mélanie
bonjour
Le bureau c’est mon gros soucis. Etant enseignante, il y en a partout. je remplis des gros sacs de courses. Et j’ai parfois l’impression qu’ils ne désemplissent pas. je vais essayer de suivre tes conseils. J’ai déjà commencé en limitant mon espace de travail au bureau et non plus à ma très grande table de salle. Ceci me permet de moins m’étaler ou m’éparpiller et de ranger au fur et à mesure. J’ai également mis une corbeille afin de récolter tout ce qui traîne et j’essaye de la trier régulièrement. mais je me sens parfois vite débordée. mais il faut que je persévère. merci pour tes conseils.
Lisa