Comme suggéré par Catia dans un commentaire de l’article Etre multitâche ou efficace ?, j’ai décidé de vous parler un peu de moi, de mon expérience de la méthode… Moi qui suis plutôt du genre discrète, je vais vous dévoiler comment je gère ma très longue liste de tâches. C’est parti !
Mon agenda
Tous les matins, je consulte mon agenda pour me rappeler ce qui m’attend dans la journée. De cette manière je suis certaine de ne pas oublier de rendez-vous, ce qui m’est déjà arrivé. Dans mon agenda, je note tout ce qui est à faire à une date précise, les rendez-vous et les événements futurs. Y compris ce qui est prévisible longtemps à l'avance: ainsi, après une visite chez l'ophtalmo pour vérifier que mes lunettes sont toujours adaptées à ma vue, je peux déjà prévoir qu'il sera nécessaire un an plus tard de prendre un nouveau rendez-vous. J’y note aussi les événements concernant mes enfants et mon mari si cela a une influence sur mon organisation. Entre les goûters d’anniversaire et les activités sportives, c’est qu’ils ont besoin de leur maman ces petits-là.
Tous les soirs, je consulte à nouveau mon agenda pour savoir ce que j’ai à faire le lendemain. Si j’ai un rendez-vous particulier, j’aime bien ne pas le découvrir juste avant de partir bosser au cas où des choses devaient être préparées ou à emporter. Cela me permet aussi de me préparer mentalement à ce rendez-vous et d’y arriver relativement calme et sereine.
Ma liste de tâches
Ensuite, j’utilise un petit carnet à spirales dans lequel je note tout ce que je dois faire au fur et à mesure de la journée, je collecte en somme. Bien-sûr ma journée commence avec une liste longue d’une vingtaine de tâches… Cela ne m’effraie pas du tout parce que je ne m’oblige pas à tout faire en une journée. Le matin, je choisis mes 3 plus importantes tâches et je commence par celles-là. Puis, comme je le disais, tout au long de la journée, d’autres tâches viennent s’ajouter à ma liste. Chaque fois que j’ai terminé une tâche, je la coche.
Ce soir prépare demain
Le soir, je revois ma liste et je planifie le lendemain. Je sais déjà ce que j’ai comme rendez-vous et ce que je dois faire à date fixe grâce à mon agenda.
Dans mon carnet de notes, je recopie sur une nouvelle page et à la main les tâches que je n’ai pas eu le temps de faire dans la journée, sans culpabilité aucune. J’ai ainsi une nouvelle liste de tâches pour le lendemain. Le fait de recopier à la main me permet de parfois me rendre compte que j’ai oublié quelque chose mais surtout de mieux mémoriser ce que j’ai à faire. Et le fait de le faire le soir me permet de dormir dessus. J’ai déjà remarqué qu’inconsciemment des solutions se mettent en place dans mon cerveau pendant mon sommeil. C’est magique et véridique. Surtout au niveau du boulot et des tâches créatives.
En recopiant mes tâches pour le lendemain, j’essaie en même temps de les ordonner par ordre d’importance et d’urgence. Je commence par lister les tâches importantes et urgentes, puis les importantes et non urgentes, pour finir par les non importantes mais urgentes. N’oublions pas qu’une tâche importante et non urgente aujourd’hui peut devenir importante et urgente demain. C’est pourquoi je refais l’exercice tous les soirs. Cela peut paraître fastidieux mais je peux vous assurer que c’est très efficace pour moi.
Pour chaque tâche j’essaie ensuite d’estimer le temps que cela me prendra ou le temps que j’ai décidé de travailler sur la-dite tâche. J’ai par exemple des projets professionnels de plusieurs jours de travail mais je n’y consacre que quelques heures par jour évidemment. Un autre exemple dans le domaine des tâches domestiques, je repasse le linge par tranche de 15 minutes, alors que si je faisais ma panière entière j’en aurais pour une heure et beaucoup de sueur.
Voilà, je crois que c’est à peu près tout ! J’espère que cette petite tranche de mon organisation vous aura donné de bonnes idées. Vous avez même droit à une photo de mon agenda et de mon carnet de notes, photo dont vous me pardonnerez la piètre qualité…
Mon agenda et ma liste de tâches du 10 août 2011
Si cette forme d’article plus personnel vous a plu, n’hésitez pas à m’en faire part dans les commentaires.
Bonjour,
j’apprécie beaucoup ce genre de partage / échange. Nous sommes tous confrontés à ce genre de problématique d’organisation / travail et nous réinventons tous sans cesse la roue.
Autant partager nos méthodes et prendre les bonnes pratiques qui nous conviennent, de tester au lieu de vouloir inventer « sa » méthode dans son coin.
Merci !
Hello,
Disons qu’on est tous un peu obligé d’adapter la méthode à nos propres besoins, sans pour cela réinventer la roue. Nous ne sommes pas tous confrontés aux mêmes problèmes. Mais c’est clair que partager ses habitudes de fonctionnement peut donner des pistes de solutions aux autres.
J’espère quand-même que vous n’avez pas trop de problèmes, c’est plutôt tranquille comme défi, non ?
A bientôt !
Bonjour Judith
On peut dire que tu es à l’écoute de tes lecteurs !:)
Merci pour cet article pratique et de ta réactivité.
Comme le DP le prône ,la théorie c’est bien joli mais rien ne vaut l’action!Ca rend ton blog plus « crédible » (ce n’est pas vraiment le mot juste,il est déja sérieux mais le concret lui apporte une touche plus humaine,le partage d’éxpérience étant ce qui rend un blog attractif,enfin bref j’espére que tu comprends ce que je veux dire ;))
Encore merci pour ton partage,je pense te piquer quelques astuces.
Et n’hésites pas à nous proposer d’autres articles de ce genre.
@+
Catia
Oui, oui, Catia, j’ai bien compris ce que tu voulais dire. Je vous proposerai encore d’autres articles comme celui-là. D’autant plus que cela me permet à moi aussi de faire le point d’où j’en suis.
Je suis contente que cela t’ai plu et n’hésite pas à poser des questions au cas où.
A plus !
Quelle organisation ! Et il faut bien ça effectivement. Moi j’ai tout en tête mais il y a aussi le smartphone qui me bip régulièrement pour les choses ponctuelles que je pourrais oublier.
Bonjour Judith,
Très bonne article et merci de nous faire part de ton expérience. Ce n’est pas toujours facile de parler de soi mais ce genre de conseils et de mise en pratique est très utile et indispensable. Du concret! On veut du Concret !
Merci Arnaud !
Ah non, ce n’est pas facile de parler de soi. Surtout pour moi qui n’aime pas me mettre en avant. Mais j’avoue que l’exercice est assez bénéfique pour l’affirmation de soi ! Et comme je le disais à Catia, ça permet de voir où j’en suis concrètement dans mes progrès.
Bonjour Judith,
merci de nous faire part de ton expérience concrète.
Par contre je trouve que recopier ses taches tous les jours ne me semble pas efficace et peut être source de démotivation dans mes efforts d’organisation.
Je travaille plutot à la semaine. Le vendredi soir je liste toutes mes taches de la semaine prochaine dans mon agenda (en 2 pages j’ai la semaine et un feuille de prise de note). Et mes TPI sont notés sur mon agenda (ou sur une feuille de routine). Du coup, chaque jour, j’ai juste a regarder mes TPI et les faire. S’il me reste du temps, je regarde ce qu’il y a faire dans la liste des taches de la semaine de mon agenda.
En gros, je fais comme toi mais une seule fois par semaine.
Michael
Oui, recopier à la main tous les jours peut paraître rébarbatif et être une habitude un peu fastidieuse. Mais dans mon cas, ça marche vraiment bien. En plus, ça m’évite de procrastiner. Parce que quand j’écris 3 jours de suite « Ranger le linge », je finis par le faire parce que je me rends compte que c’est uniquement de la procrastination.
Merci aussi de nous faire part de ton expérience concrète !
Pour ma part je prends une feuille de papier et je mets ma liste de tâches de la semaine. Puis chaque jour le matin sur la même feuille je mets la liste de la journée. Je fais simple en fait car je me suis aperçu que les systèmes compliqués ne marchent pas et bien que je sois informaticien de formation, j’aime pas mal écrire sur papier. Fin de la semaine je reporte ce que je n’ai pas effectué sur la feuille de papier de la semaine suivante.
@Gilles: Ah oui, c’est pas mal comme méthode aussi. Je suis comme toi, je suis informaticienne et j’adore écrire sur le papier, tout comme taper sur un clavier. J’adore les livres au format papier, les petits carnets, les beaux stylos, etc. Mais j’aime aussi les nouvelles technologies, je rêve de m’acheter un gros Mac…