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Dans la deuxiÚme habitude de la méthode Zen to Done, nous avons vu de maniÚre globale comment traiter les données que nous avons consciencieusement collectées.
Dans cet article, je vais vous parler plus spécifiquement de la gestion efficace des emails.
Tous les jours, nous recevons plusieurs dizaines voire plusieurs centaines de mails. Parmi tous ces emails, certains nĂ©cessitent une rĂ©ponse, dâautres sont un appel Ă lâaction, dâautres encore attendent dâĂȘtre lus, etc. Ne parlons mĂȘme pas de ceux qui sont inutiles et mĂ©ritent dâĂȘtre sauvagement supprimĂ©s. Cependant, par manque de temps, par procrastination, parce que âon ne sait jamaisâ, nous avons tendance Ă les garder tous dans notre boĂźte de rĂ©ception. Le risque en faisant de la sorte est de voir sa messagerie ralentir, dâoublier de passer Ă lâaction, de laisser passer un mail urgent, de rater une information importante, etc. Tout ce stress inutile alors quâil est si simple de traiter ses mails au fur et Ă mesure. Voyons comment sâorganiser pour traiter nos mails de maniĂšre la plus efficace qui soit.
1. RĂ©sistez Ă la tentation de consulter vos mails au saut du lit ou aussitĂŽt devant votre ordinateur (exceptĂ© si votre travail en dĂ©pend). Vous ruer sur votre messagerie dĂšs votre rĂ©veil vous empĂȘche de vous occuper dâabord de vos prioritĂ©s. Consacrez-vous en premier lieu Ă vos tĂąches importantes de la journĂ©e.
2. Planifiez quand consulter votre courrier Ă©lectronique. DĂ©cidez de consulter et donc de traiter vos mails Ă certains moments de la journĂ©e et pas quand lâalerte retentit. Si vous ĂȘtes constamment connectĂ© Ă votre messagerie et que vous recevez une alerte Ă chaque nouveau message, vous serez tout le temps distrait et donc incapable de vous concentrer sur votre travail. Consultez vos mails au maximum une fois par heure, câest-Ă -dire 3 Ă 4 fois par demi-journĂ©e de travail.
3. Traitez vos mails lâun aprĂšs lâautre câest-Ă -dire de la mĂȘme maniĂšre que vous traitez vos papiers. Prenez une dĂ©cision rapide sur ce que vous allez faire de ce mail. Munissez-vous de votre carnet de notes ou de votre liste de choses Ă faire, vous en aurez besoin pour la suite.
- Sâil sâagit dâun âindĂ©sirableâ ou dâun mail transfĂ©rĂ© du genre la derniĂšre blague qui a dĂ©jĂ fait trois fois le tour du bureau, supprimez-le immĂ©diatement et sans Ă©tat dâĂąme !
- Sâil sâagit dâun long mail dâinformation Ă lire, classez-le dans un rĂ©pertoire âA lireâ que vous avez crĂ©Ă© et/ou imprimez-le pour le lire plus tard. Une fois le message lu, supprimez-le ou classez-le si vous pensez devoir y revenir plus tard.
- Si une action est requise et que vous pouvez la déléguer, transférer le mail à qui de droit, supprimez-le ou classez-le.
- Si une rĂ©ponse est requise et quâelle prend moins de 2 minutes, rĂ©pondez au mail, supprimez-le ou classez-le.
- Si une action est requise ou si la rĂ©ponse prend plus de 2 minutes, prenez note de lâaction dans votre carnet de notes ou sur votre liste de choses Ă faire et classez le mail dans un rĂ©pertoire âA faireâ.
- Sâil sâagit dâun mail auquel vous devez donner suite plus tard ou sâil vous manque des informations ou si vous attendez une rĂ©ponse, classez-le dans un rĂ©pertoire âEn attenteâ. Ne le laissez pas dans votre boĂźte de rĂ©ception pour rappel. Cela vous Ă©vitera de le lire, le relire, le re-relire, etc.
4. Utilisez un rĂ©pertoire âArchiveâ. Lorsque vous avez traitĂ© un email (donc lorsque vous avez rĂ©pondu, vous avez lu, vous avez agi, vous avez dĂ©lĂ©guĂ©, vous avez classĂ©) et que vous dĂ©sirez conserver une trace, archivez-le. Câest aussi simple que ça ! En procĂ©dant de cette maniĂšre, votre boĂźte de rĂ©ception est normalement maintenant vide. Si ce nâest pas le cas, glissez le reste dans le rĂ©pertoire âArchiveâ. Vous pourrez le retrouver facilement par aprĂšs si nĂ©cessaire.
Pour ma part, jâutilise Gmail pour gĂ©rer tous mes mails. Jâai bien une adresse Yahoo et une adresse Hotmail que jâavais crĂ©Ă©es il y a fort bien longtemps. Ces adresses sont toujours actives mais je ne les consulte plus directement, tous les mails qui tombent dans ma messagerie Yahoo ou Hotmail sont automatiquement redirigĂ©s vers ma messagerie Gmail. Ainsi, tous mes mails sont regroupĂ©s Ă un mĂȘme endroit et je ne dois pas prĂ©venir le monde entier de ne plus utiliser ces adresses.
Nâoubliez pas, prenez l’habitude de traiter vos mails lâun aprĂšs lâautre, quand vous le dĂ©cidez, câest-Ă -dire 5 Ă 6 fois par jour et pas Ă longueur de journĂ©e.
Et vous, comment gérez-vous vos emails ?
Sources : Email Zen: Clear Out Your Inbox
Bonjour,
Des idĂ©es simples mais qu’on ne pense pas souvent Ă appliquer.Dans mon cas ,dans le cadre pro,c’est vrai que tant que je n’ai pas traitĂ© mes mails que ce soit Ă lire ou nĂ©cessitant une action je les gardes dans ma boite de rĂ©ception et seulement aprĂ©s traitement je les classes par catĂ©gories soit nom de client,notes internes de service etc.Du coup Ă chaque fois que je consulte mes mails ,ils me sautent aux yeux ,me rappelle constamment que je dois les traiter,c’est fatiguant,surtout qu’ils ne sont pas classĂ© par nature et prioritĂ©,donc ca augmente le stress.Alors que savoir qu’on les a dĂ©ja classer dans des dossiers appropriĂ©s au fur et Ă mesure de leur arrivĂ©e et qu’on pourra se prĂ©voir un crĂ©neau dans la journĂ©e pour les traiter par lot,ca permet d’ĂȘtre plus serein et productif.
Je m’interresse Ă ZTD depuis quelques mois aprĂ©s avoir comme beaucoup essayer d’appliquer GTD mais trop de contraintes.J’apprĂ©cie l’Ă©tat d’esprit de Leo Babauta,se recentrer sur l’essentiel pour mieux vivre.
J’ai dĂ©couvert l’existence de ton blog sur le blog d’Argancel,j’aime beaucoup tes articles et la maniĂ©re dont tu prĂ©sentes les habitudes ZTD pas Ă pas.Et tu apportes la petite touche fĂ©minine qui change des autres blogs axĂ© sur l’efficacitĂ© personnelle.
Je vais te suivre avec plaisir dans cette aventure:)
Désolé pour le pavé
A+
Catia
Bienvenue Catia !
Et merci pour ces gentils commentaires !
J’espĂšre que les conseils issus de ZTD (et autres) t’aideront Ă calmer le stress des mails pro. Si tu les classes dans des dossiers « A lire », « A faire », « En attente », « Archive », tu verras que tu te sentiras mieux face aux prioritĂ©s qu’ils gĂ©nĂšrent rĂ©ellement.
Belle journée à toi,
Judith
Toujours bien efficaces tes petits conseils ! Je les applique souvent, avec de bons rĂ©sultats. Pour les courriels, j’ai tellement pris de retard que je me suis donnĂ© la tĂąche, chaque matin, de gĂ©rer les nouveaux immĂ©diatement (et seulement une fois par jour, mais le soir, je me fais plaisir et consulte juste ceux de mes amis, gardant les autres pour le lendemain matin), puis j’en trie une quinzaine et gagne ainsi peu Ă peu le gros retard pris ! Mais je trouve que l’idĂ©e « archive » est excellente et je vais y penser pour n’avoir plus rien Ă rattraper !
Par contre, j’aimerais ĂȘtre certaine qu’il y a une diffĂ©rence entre le stockage dans une catĂ©gorie et celui de la boĂźte de rĂ©ception. Ou bien cette diffĂ©rence n’est-elle que visuelle ?
Bonjour Bernadette,
Merci pour ton commentaire !
Concernant ta question sur le rĂ©pertoire Archive, je dirais que tout dĂ©pend comment tu procĂšdes. Par exemple, Outlook permet d’archiver les mails dans un fichier Ă part qui sera stockĂ© sur ton disque dur. Les mails archivĂ©s sont supprimĂ©s de ta messagerie et ne sont donc plus accessibles directement. Pour retrouver un vieil email, il faut retrouver le fichier sur le DD et l’ouvrir pour ensuite faire une recherche. Il ne faut pas utiliser cette technique.
Le mieux est de crĂ©er de nouveaux rĂ©pertoires (c’est possible dans Outlook, Gmail, Hotmail, Yahoo et bien d’autres) ou nouveaux dossiers, vers lesquels tu glisses les emails Ă classer avec ta souris. Ces mails sortent de ta boĂźte de rĂ©ception ou « Inbox » mais sont toujours disponibles pour une recherche ultĂ©rieure. Donc, oui, pour moi la diffĂ©rence n’est que visuelle.
J’espĂšre avoir rĂ©pondu Ă ta question. N’hĂ©site pas si tu as des questions.
A bientĂŽt !
Judith
Ces conseils vont m’ĂȘtre trĂšs utile pour rĂ©pondre aux mails de support de mon site web. Merci.
Pour ma part, j’ai plusieurs adresses email, mais je suis dĂ©bordĂ© quand mĂȘme
Justement ! Il vaut mieux limiter le nombre d’adresses emails et de boĂźtes de rĂ©ception. Je te conseille d’utiliser un systĂšme de messagerie dans lequel tu peux rĂ©cupĂ©rer les mails de tes autres adresses. Et si tu appliques les conseils Ă©numĂ©rĂ©s dans l’article, tu verras que tu ne seras plus dĂ©bordĂ©.
Tu reçois beaucoup de mails sur une journée ?
En complĂ©ment de toutes ces bonnes pratiques (que je n’applique pas toujours ) j’ajouterai le traitement des mail qui attendent une rĂ©ponse. Je les classe dans un rĂ©pertoire « A suivre » puis, rĂ©guliĂšrement, je le reparcours et peux ainsi relancer si la rĂ©ponse n’est pas venue, ou le supprimer dans le cas contraire…
Et ma derniĂšre action a consistĂ© Ă supprimer les alertes, surtout sur le smartphone. Je n’imaginais pas que cela allait ĂȘtre Ă ce point apaisant !
Ah oui, moi, les mails auxquels je dois rĂ©pondre je les mets dans le dossier « A faire »… Sauf si je peux rĂ©pondre en moins de 2 minutes.
Je dois dire comme toi que depuis que j’ai nettoyĂ© ma boĂźte mail, je respire mieux aussi !
Merci pour ton commentaire, je suis allĂ©e voir ton blog, j’aime beaucoup ces petites tranches de vie.
A bientĂŽt,
Judith
Bonjour Judith,
Merci pour ces conseils pleins de sagesse. J’ai moi aussi beaucoup de difficultĂ©s Ă gĂ©rer ma boite mail. Mais avec tes conseils ça va dĂ©jĂ mieux.
Tu rappelles que certains mails doivent ĂȘtre jetĂ©s sans Ă©tat d’Ăąme. C’est vrai qu’on se dit souvent qu’on les verra plus tard quand on aura du temps. Mais finalement j’ai remarquĂ© que beaucoup d’entre eux sont lĂ depuis longtemps et ils finissent par polluer la boite aux lettres.
Alors merci car se l’entendre dire ça pousse Ă en prendre l’initiative finalement.
Bonjour Fabrice,
Merci pour ton commentaire !
Malheureusement, il n’y a que 24h dans une journĂ©e. Et on est obligĂ© de faire des choix, des choix dans nos lectures comme dans toute autre activitĂ©, en fonction de nos prioritĂ©s.
Je suis contente que ces conseils t’aident un peu !
Belle journée.
Bonjour,
En ce qui me concerne, en mode nomade, je traite mes mails 2 fois dans la journĂ©e: comment s’affranchir de l’esclavage de l’e-mail. En cas d’urgence, on me joint par SMS…
Du coup j’ai crĂ©e un message de rĂ©ponse automatique qui explique ma dĂ©marche. Et ĂŽ miracle tout le monde comprend et approuve ma dĂ©marche…
Pour info, je suis GTD malgré le cÎté rigoureux du systÚme. Mais cela marche bien pour moi.
Nathanaël
Bonjour Nathanaël et bienvenue !
Tu es un exemple Ă suivre… J’ai lu La Semaine de 4 Heures de Tim Ferris et lui aussi prĂ©conise de ne lire ses mails que 2 fois (voire moins) par jour et d’utiliser un message automatique pour expliquer pourquoi on ne rĂ©pond pas dans l’immĂ©diat.
Je suis admirative de ta dĂ©marche et cela m’intĂ©resserait de connaĂźtre le contenu de cette fameuse rĂ©ponse automatique expliquant ta dĂ©marche.
Bravo en tout cas !
Judith
Merci pour ton accueil Judith…
Pour le texte du répondeur, le voici.
Tu peux t’en inspirer, c’est libre de droit :).
« Bonjour,
Dans le cadre de mon organisation personnelle, Je vérifie mes courriels 2 fois par jour, à 07h00 et à 19h00.
Merci de votre compréhension. Cette mesure répond
Ă un souci dâefficacitĂ© et de productivitĂ©.
Elle mâaide Ă accomplir davantage afin de mieux vous aider.
Bien Ă vous,
Nathanaël de http://www.metrosapiens.com
En cas d’urgence, envoyez-moi un SMS »
Ton message automatique est vraiment bien ! Clair, prĂ©cis, concis, et tu donnes une solution alternative en cas d’urgence, ce qui est certainement rassurant pour certains.
Et… tu fais une exception le dimanche ??
Ce week-end, je suis plus disponible..
Trouvé par hasard, votre message.
C’est trĂšs intĂ©ressant car on est souvent noyĂ© d’informations et d’emails sur au boulot.
J’en connais qui ont la maladie du mettre en copie pour ou rien!
Il semblerait que J’inaugure ton beau wordpress bravo pour le travail dĂ©jĂ effectuĂ© et bonne continuation pour la suite. a bientĂŽt, Slevin
Super article, voilà ma boite mail est rangée.
J’y ai mis quelques sous dossiers pour ĂȘtre plus claire, mais ma boite de rĂ©ception est vide, j’ai mis une bonne heure Ă trier, mais surtout jeter!!!
Merci encore pour tout!
Bravo AgnĂšs ! L’objectif d’une Inbox ZĂ©ro est atteint !
Bonjour Judith,
Ayant lu le livre de David Allen et connaissant aussi ta mĂ©thode Zen To Done, j’applique dĂ©jĂ quelques uns de tes conseils. Je suis sur gmail et mon adresse pro y est Ă©galement liĂ© comme ça tous mes mails arrivent sur ma boite gmail. J’ai crĂ©e des rĂ©pertoire, A faire, en Attente, A lire et mon meilleur rĂ©pertoire… la poubelle!
Par contre il ne me reste qu’une habitude que j’ai du mal Ă installer c’est d’aller tous les jours vĂ©rifier ce que j’ai dans mon rĂ©pertoire A faire…! Oups, acte manquĂ© je crois.
J’ai aussi pris l’habitude de me « dĂ©sinscrire » des newsletter que je reçois mais que je ne lis JAMAIS… du style les boutique de fringues qui te demandent ton adresse mail pour crĂ©er ta carte de fidĂ©litĂ© et aprĂšs tu reçois une newsletter dĂšs que la marque sort un nouveau pull….!
PS: j’ai rĂ©servĂ© votre livre au furet du nord hier matin, j’ai reçu un mail hier Ă 19h qu’il Ă©tait dispo du coup je suis allĂ©e le chercher tout de suite et j’ai commencer Ă le lire hier soir… trop contente.
Bravo pour ce blog… une chose est sur je ne suis pas prĂȘte de me dĂ©sinscrire de votre newsletter par contre…..
Merci AurĂ©lie, j’espĂšre que mon livre te plaĂźt et qu’il remplit tes attentes. Bravo pour ton organisation, il ne reste plus que quelques petites choses Ă amĂ©liorer comme celle de vĂ©rifier rĂ©guliĂšrement ton rĂ©pertoire A FAIRE… ^_-
Merci Judith Je vais essayer de mettre en pratique tes conseils car mes boites mail (J’en ai deux) accusent un retard de plusieurs milliers de mail.
Moi je fonctionne avec Incredimail . Pour les mails classĂ©s en attente, Ă faire, Ă suivre, etc….est-ce que je crĂ©Ă©e des rĂ©pertoires dans incredimail mĂȘme? ou sur l’ordi ? J’aimerais savoir si ces rĂ©pertoires ne prennent vraiment plus de place dans la messagerie globale ? (je ne suis pas technicienne !) Car effectivement j’en ai plus de 3000 dans « Boite rĂ©ception et mĂȘme dans messages envoyĂ©s « !!! du mal Ă jeter ! toujours au cas oĂč! …..
mais grĂące Ă tes conseils je me retrouve dans une belle Ă©nergie d’Ă©lagage tous domaines, et lĂ je cible ma boite mail.
Ceci dit j’ai dĂ©jĂ virĂ© tous les mails de pub et me suis dĂ©sabonnĂ©e des newsletters envahissantes ! Youpi ! je me sens libĂ©rĂ©e donc plus lĂ©gĂšre !!!!
Merci pour tous tes conseils , merci aussi Ă tous ceux qui rĂ©pondent en donnant leurs petits trucs , ou qui reconnaissent simplement qu’ils ont des difficultĂ©s….ouf! ça rassure…..Merci pour vos rĂ©ponses
Jâai quelques rĂ©pertoires dans ma boite mail, mais je nâutilise pas de façon systĂ©matique, je vais donc suivre cette piste.
Comme dit prĂ©cĂ©demment jâai plusieurs boites mail (famille- administration, relations internet..) qui viennent se dĂ©verser dans une globale.
* Toutes sauf une, que jâutilise en « boite poubelle ». Je donne cette adresse quand je sais que mon mail va ĂȘtre utilitĂ© Ă des fins publicitaires (demande de carte dans les magasins, adresse mail sollicitĂ©e pour un accĂšs internet, pour les E-books,…) Si par la suite je juge que mon correspondant est intĂ©ressant, il sera toujours temps de lui donner une adresse mail que je visite rĂ©guliĂšrement car je consulte occasionnellement cette boite (pour mâassurer de son activitĂ© ou la vider).
* Jâai supprimĂ© presque la totalitĂ© de mes abonnements aux newsletters (sauf pour quelques blogs qui me tiennent Ă cĆur, comme la newsletter de ZTD !! ) car jâutilise « Bloglovin » pour ĂȘtre informĂ©e des mises Ă jour de mes blogs prĂ©fĂ©rĂ©s. Je vais sur Bloglovin quand je veux et je nâouvre que les liens vers les blogs dont jâai envie de voir le contenu (j’ai un aperçu de l’article) et je peux mettre un repĂšre sur les articles que je veux consulter plus tard.
Peut-ĂȘtre des pistes qui pourront vous aider…;-)
Bonne navigation âŠ
Brigitte
Je pratique ça depuis longtemps sur Gmail mon dossier d’archive est garni de sous dossiers…Par contre lorsque je consulte ma boĂźte mail sur mon tĂ©lĂ©phone j’aimerais qu’elle soit synchronisĂ©e comment faire? car si je supprime un mail sur mon tĂ©lĂ©phone ça ne le supprime pas qd je consulte ma boite sur mon ordi.merci pour les conseils.