Aujourd’hui, et dans la lignée de l’article précédent Comment bien organiser vos tâches, je vais vous donner 6 petits conseils – mais ô combien utiles – pour vous aider à bien organiser vos listes de tâches. Commençons sans plus attendre !
Crédit Photo : Maman s'organise !
Conseil #1 : Choisissez un support papier et un support de geek informatique.
Par exemple, mon support papier est mon carnet de notes. Tandis que mon support informatique est le gestionnaire de tâches Google Tasks intégré à l’agenda Google et Gmail. C’est donc extrêmement pratique pour planifier mes tâches en fonction de mon agenda. De même, lorsque je reçois un mail qui nécessite une action que je n’ai pas le temps d’effectuer, je peux directement l’ajouter dans la liste de tâches appropriée.
Conseil #2 : Notez au fur et à mesure de la journée vos tâches dans votre carnet de notes.
Ainsi, à la fin de la journée, vous aurez une liste de nouvelles tâches. Attention, pas de panique cependant si votre liste de tâches ne diminue pas. C’est normal ! L’important est de constater ce que vous avez pu réaliser dans la journée. Ne vous mettez pas une pression inutile, on aura toujours à faire !
Conseil #3 : Estimez une durée pour chaque tâche.
Si vous avez une idée du temps qu’il vous faudra pour réaliser cette tâche, notez-le à côté de la tâche en question. Si vous n’avez aucune idée, je vous conseille d’utiliser un minuteur afin de mesurer le temps que vous prend diverses tâches. Par exemple, je sais que vider le lave-vaisselle me prend 5 minutes, vider la machine à laver et pendre le linge, 10 minutes, prendre ma douche, m’habiller et me sécher les cheveux… 1 heure ! Vous pouvez aussi fixer un temps limite pour certaines tâches. Par exemple : 15 minutes de repassage par jour, pas plus ! Utilisez votre minuteur pour vérifier que vous ne dépassez pas le temps limite. Sauf si vous êtes vraiment motivé à continuer.
Conseil #4 : Vérifiez si une échéance est d’application pour ces nouvelles tâches.
Si vous devez terminer une de ces tâches à date fixe, n’oubliez pas de noter l’échéance dans votre agenda et de planifier la réalisation de cette tâche en fonction de la durée que vous aurez estimée.
Conseil #5 : Répartissez vos nouvelles tâches dans vos listes contextuelles.
Si vous avez bien lu mon article précédent Comment bien organiser vos tâches, vous savez exactement comment faire. Chaque tâche appartient à un contexte bien précis et c’est en la plaçant dans la liste adéquate que vous saurez toujours quoi faire à chaque moment.
Conseil #6 : Reportez ces nouvelles tâches sur votre ordinateur.
Chaque soir, reportez les nouvelles tâches non réalisées dans un logiciel de gestion de tâches (comme Google Tasks – non, je n’ai pas d’actions Google…) ou tout simplement dans un fichier Excel. La raison pour laquelle je vous conseille de reporter vos tâches sur ordinateur est que, sur papier, vous aurez vite beaucoup de ratures et d’annotations. De cette manière, vos listes seront toujours au net. Vous pouvez aussi imprimer vos listes et les compléter au fur et à mesure sur la feuille imprimée.
Voilà, 6 petites astuces qui devraient vous aider encore un peu à mieux organiser vos listes de tâches à faire. Surtout ne vous prenez pas la tête avec ces listes et pensez à la simplicité d’utilisation. Se faciliter l’existence est l’objectif de ces listes.
Si vous avez des astuces à partager, les commentaires sont ouverts !
Merci Judith pour ces conseils qui nous aide à mieux nous organiser.
Personellement, je ne sais pas vraiment combien de temps durent mes taches. Sur certaines j’essaye tout de meme de me fixer un temps à ne pas dépasser (methode POMODORO), sinon je n’y arriverai jamais!
Au sujet de la liste de taches électronique, je ne suis pas convaincu… C’est bien d’avoir une liste propre et lisible. Mais en même temps, je ne trouve pas cette méthode motivante pour ma part. Le fait de voir toutes ces taches rayées, me donne de l’entrain! Je peux voir que les choses avancent.
Tu dis ne pas se mettre la pression mais quand tu vois tout le travail qu’il te reste à faire, ca met un coup! non?
Salut Michaël !
Pour les tâches de longue durée, c’est une excellente idée d’utiliser la méthode POMODORO. C’est exactement ce que je fais aussi.
Comme tu es blogueur, tu pourrais estimer le temps que tu mets pour écrire un article par exemple de… disons 700 mots. Il suffit pour cela d’être attentif au temps passé à écrire ton prochain article. Au fur et à mesure tu pourras estimer une moyenne. Personnellement je trouve que c’est plus facile pour planifier après.
Pour la liste de tâches électronique si tu n’en as pas besoin, pas de souci, c’est tout ce temps de gagné !
Et oui, ne pas se mettre la pression, relativiser le nombre de tâches à réaliser, c’est très important. Sinon, on se sent tout de suite dépassé et démotivé. Le truc est de ne pas se laisser impressionner parce que dans toutes ces tâches, il y en a des importantes et des pas importantes, des urgentes et des pas urgentes, des courtes et des longues, etc.
C’est mieux de voir tout le travail qu’il reste à faire plutôt que de se mettre la tête dans le sable et donc ne pas agir. Tu ne trouves pas ?
Bonjour Judith !
Très bon article !
J’ai deux petites astuces que j’utilise en plus de celles que tu as mentionnées.
Pour chaque tâche tu estimes la durée, et tu peux également estimer une « marge de sécurité » en considérant que la tâche prévue prendra 20% de temps d’imprévu en plus. Cela permet de « prévoir l’imprévu ».
Du coup si au cours d’une journée, tu as aucun imprévu, tu peux avancer la journée suivante avec le temps non-utilisé, ca booste le moral.
Je n’aime pas trop l’écran pour planifier les tâches, même si on n’a pas le choix souvent !
Les tâches vraiment importantes, je les écrit sur papier, c’est comme écrire un contrat avec soi-même, c’est bien plus puissant je trouve.
Vraiment très bonne série d’articles Judith, merci !
Merci JY ! Ca me fait très plaisir ce que tu dis là
Très bonne idée de prévoir une marge de sécurité pour l’ « aucazou »…
A très bientôt.
Merci pour cet article !
Je suis à la recherche de la meilleure manière de m’organiser. Entre les notes vocales enregistrées sur mon dictaphone, mes notes sur feuilles volantes, les tâches sur google et tout ce qui reste dans ma tête, je ne sais plus par quoi commencer !
Je vais regarder tes articles sur la méthode ZTD dont j’ai déjà entendu parler mais que je ne connais pas plus que ça.
A bientôt !
Bonjour Binh et merci pour ton commentaire.
Si tu ne sais pas où donner de la tête, tu peux peut-être commencer par cliquer sur le lien suivant « Par quoi commencer » : https://www.mamansorganise.com/par-quoi-commencer/.
N’hésite pas si tu as des questions ou des suggestions.
A bientôt !
Judith
Tout une organisation pour sa petite famille. Et dedans si on y glissait les instants détentes également ? tant qu’à faire =)
Bien vu, une liste de tâches @perso peut très bien se voir attribuer des tâches comme « Lire 1 chapitre de mon roman » ou « Ne rien faire pendant 30 minutes »…
Bonjour Judith,
Tes suggestions me semblent bien astucieuses pour optimiser la gestion du temps et la réalisation des tâches, et comme le dit « comment maigrir », il ne faut pas oublier d’y ajouter les moments de détente !
Bravo ! @ bientôt !
Merci Philippe ! Tu t’y es mis ou tu pratiques régulièrement déjà ?
A bientôt !
Bonjour,
Je vais testé de ce pas.
Mon souci c’est d’estimer le temps pour une tâche car j’avoue me laisser trop souvent dépasser. J’ai beau ajouté une marge de manœuvre, je sais pas pourquoi mais elle n’est rarement suffisante. Du coup,je suis souvent en retard. Alors je pense que je vais me promener avec le minuteur derrière moi pour limiter certaines activités qui peuvent être reportées.
Merci pour tous ces précieux conseils
Bonjour Zou et merci pour ton commentaire. Le minuteur pourrait bien devenir ton meilleur ami. Je m’amuse souvent à mesurer le temps que je mets pour faire telle ou telle tâche.