Dans mon prĂ©cĂ©dent article sur l’habitude de simplifier son emploi du temps il a beaucoup Ă©tĂ© question de savoir quelles sont nos plus importantes tĂąches. Vous vous demandez peut-ĂȘtre comment fixer vos tĂąches prioritaires. Faut-il considĂ©rer qu’une tĂąche importante est une tĂąche urgente ou inversement ? Comment gĂ©rer les tĂąches non importantes mais urgentes ou les tĂąches importantes mais non urgentes ? Vous l’avez compris, dĂ©terminer quelles sont nos tĂąches prioritaires mĂ©rite un rappel de quelques notions Ă©lĂ©mentaires en gestion du temps.
Tout d’abord, testons votre culture gĂ©nĂ©rale… Pendant la seconde guerre mondiale, qui Ă©tait le commandant en chef des forces alliĂ©es en Europe ? Une idĂ©e ? Qui Ă©tait le 34Ăšme prĂ©sident des USA ? Il s’agit bien sĂ»r du gĂ©nĂ©ral Eisenhower. C’est Ă©galement lui qui a inventĂ© la cĂ©lĂšbre matrice portant son nom, dans le but d’organiser ses opĂ©rations militaires : la matrice d’Eisenhower.
N’ayez crainte, je ne vais pas vous proposer d’organiser vos journĂ©es Ă la maniĂšre d’un militaire ! Mais sachez que cette mĂ©thode est encore aujourd’hui une rĂ©fĂ©rence en matiĂšre de gestion du temps. Et si vous ĂȘtes bien attentifs Ă l’application de cette mĂ©thode, vous aurez alors entre les mains une vraie machine de guerre pour gĂ©rer vos prioritĂ©s…
La Matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower est donc destinĂ©e Ă vous apprendre Ă dĂ©terminer quelles sont vos tĂąches prioritaires et Ă vous concentrer sur les plus importantes tĂąches sans vous laisser submerger par les petites tĂąches annexes parfois sans importance.
Alors… Comment utiliser la matrice d’Eisenhower ?
– Attrapez votre liste de choses Ă faire.
– Classez vos tĂąches en 4 catĂ©gories selon leur degrĂ© d’importance et d’urgence en vous aidant de la matrice ci-dessus.
1. Les tĂąches importantes et urgentes (20% de votre temps)
Il s’agit des tĂąches Ă exĂ©cuter soi-mĂȘme et en prioritĂ©. Vous devez leur attribuer la plus haute prioritĂ©. Ne pas faire ces tĂąches pourrait vous apporter de vrais ennuis. Ces tĂąches peuvent Ă©ventuellement ĂȘtre dĂ©lĂ©guĂ©es si cela vous fait gagner du temps sinon faites-les vous-mĂȘme.
Par exemple : le paiement de vos factures, la prĂ©paration du rapport Ă prĂ©senter Ă votre cher patron…
2. Les tĂąches peu importantes et urgentes (20% de votre temps)
Il s’agit des tĂąches Ă exĂ©cuter soi-mĂȘme ou Ă dĂ©lĂ©guer le plus vite possible. Une tĂąche urgente est une tĂąche qui ne peut plus attendre. Ou bien vous la faites directement ou bien vous ne la faites pas du fait de sa faible importance. Si vous ne la faites pas, vous ne devriez pas en subir de consĂ©quences nĂ©gatives. Par exemple, vous avez une irrĂ©sistible envie de poulet grillĂ© ce soir mais le magasin ferme dans 5 minutes. Ou bien vous y allez tout de suite, ou bien vous n’y allez pas, ou bien vous envoyez votre super chĂ©ri.
3. Les tĂąches importantes et peu urgentes (50% de votre temps)
Il s’agit des tĂąches que nous avons plutĂŽt tendance Ă remettre Ă demain (ou Ă jamais). En procrastinant ces tĂąches, vous risquez de mettre la prioritĂ© sur des tĂąches qui vous semblent urgentes mais qui sont en rĂ©alitĂ© moins importantes (c’est-Ă -dire les tĂąches de la catĂ©gorie 2). Vous ne verrez peut-ĂȘtre pas directement l’intĂ©rĂȘt de donner Ă ces tĂąches une haute prioritĂ© mais Ă long terme vous vous remercierez. Ce sont des tĂąches que vous pouvez planifier ou Ă dĂ©lĂ©guer si cela vous semble possible.
Par exemple : Chercher à réaliser vos objectifs professionnels.
4. Les tĂąches peu importantes et peu urgentes (maximum 10% de votre temps)
Il s’agit des tĂąches futiles comme jouer sur le net, des tĂąches inutiles comme lire la rubrique des chiens Ă©crasĂ©s, tĂąches Ă abandonner, voire Ă dĂ©lĂ©guer si vraiment vous voulez que cela soit fait. Beaucoup de gens perdent leur temps dans des tĂąches peu importantes et peu urgentes. Bien entendu il est nĂ©cessaire de se distraire et de s’octroyer des moments de loisirs mais cela ne devrait pas ĂȘtre la majoritĂ© de votre temps si vous voulez atteindre certains objectifs dans votre vie. Concentrez-vous plutĂŽt sur ces objectifs et limitez votre temps dans cette catĂ©gorie.
Fixez vos priorités
Nous allons à présent travailler à déterminer les priorités de vos tùches les unes par rapport aux autres.
- Prenez une nouvelle page de votre carnet de note et notez-y TĂąches IMPORTANTES et URGENTES. Au dos ou sur une autre page notez TĂąches IMPORTANTES et PEU URGENTES. Ignorez les tĂąches peu importantes pour le moment, qu’elles soient urgentes ou non.
- Pensez toujours Ă la formule suivante : PrioritĂ© = Urgence x Importance. Pour chaque tĂąche, donnez un indice d’urgence (en fonction de la date d’Ă©chĂ©ance) et un indice d’importance de 1 Ă 10. Plus ce nombre est Ă©levĂ©, plus la tĂąche est prioritaire.
- Ecrivez vos tùches et toute nouvelle activité sur cette liste.
- Numérotez vos tùches par ordre de priorité croissante en fonction de la formule Priorité = Urgence x Importance.
- Commencez bien Ă©videmment Ă travaillez sur la tĂąche numĂ©ro 1 et ne passez Ă la tĂąche numĂ©ro 2 qu’aprĂšs avoir terminĂ© la tĂąche numĂ©ro 1.
- Si des tĂąches de derniĂšre minute se pointent, ajoutez-les Ă votre liste en ayant jugĂ© auparavant de leur importance. Sachez que l’importance d’une tĂąche est relative selon les personnes. Vous pourriez trouver important de faire un achat en pĂ©riode de solde parce que vous avez un budget limitĂ©. Alors que pour quelqu’un qui n’a besoin de rien acheter ou qui est plein aux as, la pĂ©riode de solde n’aura aucune importance. Pour dĂ©terminer l’importance d’une tĂąche, demandez-vous quelles seraient les consĂ©quences si vous ne la faisiez pas. Serait-ce si grave ? Si non, il ne s’agit pas d’une tĂąche importante.
- Vos priorités vont certainement évoluer au fil du temps, changez alors les numéros de vos tùches.
- Vous pouvez transfĂ©rer une tĂąche d’une liste Ă l’autre en fonction de son urgence. Une tĂąche qui n’est pas urgente aujourd’hui peut le devenir demain si sa date d’Ă©chĂ©ance approche.
- Essayez de garder votre liste propre et nette et recommencez une nouvelle liste chaque jour
- Si vous n’avez pas envie d’utiliser votre carnet de note, vous pouvez tĂ©lĂ©charger un modĂšle de liste vierge. Imprimez-le en plusieurs exemplaires ou faites-en des photocopies recto-verso, une liste pour chaque jour. Notez vos tĂąches au crayon pour pouvoir gommer les Ă©ventuelles modifications en cours de journĂ©e.
Un principe trĂšs connu pour gĂ©rer au mieux son temps au travail mais aussi au quotidien, j’en avais djĂ©Ă parlĂ© l’an passĂ© :
Merci Franck ! DĂ©cidĂ©ment, de quoi n’as-tu pas encore parlĂ© ?
Ben euh… de plein de choses, comme le fait que ton blog est formidable, j’ai pas encore prĂ©sentĂ© mes voeux sur mon blog tiens ! mdr
Merci Franck, je te souhaite une belle année 2012, que tous tes projets de papa blogueur se réalisent !
Grand classique que la matrice d’Eisenhower. Et tu l’expliques trĂšs bien
Par contre, je trouve ta méthode de calcul de la priorité et de la gestion des tùches entrantes un peu compliquée.
Ah, mince ! Je n’ai peut-ĂȘtre pas Ă©tĂ© assez claire. Que tu trouves-tu de compliquĂ© Ă ma mĂ©thode ? Si tu ne le sens pas pour faire tout pareil, tu peux toujours adapter Ă ta maniĂšre bien Ă©videmment.
Ben, dĂ©jĂ il y a le principe de fixer la prioritĂ© en calculant urgence*importance …
Comme tu le dis, c’est 3 Ă©lĂ©ments peuvent Ă©voluer. Donc, je ne vois pas l’intĂ©rĂȘt de faire ce calcul.
En fait, je fais confiance Ă mon intuition :
– chaque tĂąche est dans une case, en fonction de son urgence et de son importance ;
– je traite les cases par ordre de prioritĂ© : important et urgent, important sans urgence, urgent sans importance, le reste ;
– la prioritĂ© dans chaque case est selon … En fait, je sais pas trop : mon feeling, mon envie, … mon intuition me disant que lĂ , vraiment, c’est plus important.
Salut GrĂ©gory, je pense que tu peux faire confiance Ă ton intuition Ă partir du moment oĂč tu es dĂ©jĂ bien organisĂ©.
Je te souhaite une merveilleuse annĂ©e 2012, que cette annĂ©e t’apporte tout le bonheur que tu souhaites !
A bientĂŽt.
Bonsoir. A la lecture de vos articles (que je trouve trĂšs intĂ©ressants), j’ai dĂ©cidĂ© de rĂ©organiser mes listes de tĂąches pour ma vie quotidienne…Mais un problĂšme se pose Ă moi…Comment combiner Ă la fois les tĂąches contextuelles (personnellement, j’ai 5 domaines + 1 saisonnier…l’entretien du jardin)et la matrice d’Eisenhower ? Je m’emmĂȘle un peu les pinceaux…Et je n’ai pas envie de passer un temps fou Ă organiser tout cela chaque semaine et/ou jour… J’ai pour l’instant classĂ© mes tĂąches par domaine, en essayant d’Ă©tablir un ordre dâurgence et/ou non d’importance.La question que je me pose est: au fur et Ă mesure que j’aurai des tĂąches Ă ajouter, cela ne deviendra-t-il pas un casse-tĂȘte chinois que de rĂ©flĂ©chir Ă quel domaine…, urgent ou non…,important ou non…Je n’ai pas envie de passer plus de temps Ă classer mes tĂąches qu’Ă les faire! Si vous avez des conseils Ă me donner, je suis preneuse…Merci merci;-)
Bonjour ValĂ©rie ! La matrice d’Eisenhower va t’aider Ă fixer les prioritĂ©s de tes tĂąches. Tu peux par exemple leur donner un ordre de prioritĂ© en leur assignant un numĂ©ro de 1 Ă 10 (1 Ă©tant la tĂąche Ă faire en premier) sur chacune de tes listes. Tu Ă©cris la prioritĂ© au crayon et chaque fois que tu ajoutes une tĂąche sur une de tes listes tu peux changer l’ordre en gommant en fonction de la prioritĂ© de la nouvelle tĂąche. Et chaque matin, en fonction de tes prioritĂ©s, tu te fixes 3 tĂąches Ă effectuer coĂ»te que coĂ»te. DIs-moi si cela t’aide, cela ne ma paraĂźt pas ĂȘtre un casse-tĂȘte chinois de cette façon. Surtout ne te compliques pas la vie hein !
Bonne année 2012 à toi et à bientÎt !
C’est un principe dont j’ai dĂ©jĂ entendu parler, mais la j’avoue qu’il est super bien expliquĂ© ! Merci !
Merci Majda, je suis heureuse que tu trouves que j’ai si bien expliquĂ© la matrice d’Eisenhower. J’espĂšre que tu arrives Ă l’appliquer super bien aussi !
Bonne année à toi !
Excellent cette matrice d’eisenhower. En plus j’ai tout compris !
Ah si tu as tout compris c’est que j’ai bien expliquĂ© alors !
Je te souhaite une trÚs belle année 2012 !
A bientĂŽt.
C’est vrai que la difficultĂ© est de savoir diffĂ©rencier l’important du superflu.
Mais j’ai bien aimĂ© l’Ă©quation prioritĂ© = urgence.
C’est une bonne motivation pour s’acquitter de ses responsabilitĂ©s.
Et puis le fait de se demander si les consĂ©quences risquent d’ĂȘtre dĂ©sastreuses si on nĂ©glige certaines tĂąches est un bon signal d’alarme pour ĂȘtre organisĂ© au quotidien.
Merci beaucoup pour ces rappels!
Avec plaisir Nina. Si tu arrives Ă bien calculer le degrĂ© de prioritĂ© de tes tĂąches grĂące Ă la petite formule que j’ai donnĂ©e, alors c’est super. Parce que ce n’est pas si Ă©vident. Pour l’urgence, tu peux te baser sur la date d’Ă©chĂ©ance Ă©ventuelle de la tĂąche Ă effectuer. Plus la date d’Ă©chĂ©ance est lointaine, moins la tĂąche est urgente. Enfin… ça dĂ©pend aussi du temps que te prendra cette tĂąche… Il faut pouvoir aussi estimer cela, ce qui est loin d’ĂȘtre toujours facile (je pense aux tĂąches professionnelles par exemple).
Bonne année à toi !
Oui,je dois penser aux conséquences si je ne fais pas telle chose en temps et en heures.
Cela va beaucoup m’aider.
On peut dire que la procrastination est vraiment un obstacle pour l’organisation!
Bonsoir,
Pour ma part je ne connaissais pas la matrice dâEisenhower. FĂ©licitations pour ton explication, c’est vraiment trĂšs clair ! Je m’endormirai moins bĂȘte ce soir
Je me demande tout de mĂȘme si le classement des tĂąches que l’on a Ă effectuer n’est pas trop long Ă faire ? Tu donnes dans ton article beaucoup de clĂ©s pour nous simplifier la vie mais sur la durĂ©e qu’en est il rĂ©ellement ?
Une autre question : as tu dĂ©jĂ comparĂ© la matrice dâEisenhower avec la mĂ©thode GTD ? Si oui, qu’en est il ressorti ?
Merci beaucoup pour cet article
Bonne soirée,
Mathieu.
Bonjour Mathieu et merci pour ton commentaire !
Alors, en ce qui concerne la matrice d’Eisenhower, il ne faut pas que la classification de tes tĂąches prenne trop de temps, je dirais qu’y accorder 15 minutes par jour, voire 30 le jour oĂč tu commences Ă t’en servir. Et sinon, non, je n’ai pas comparĂ© cette technique avec la mĂ©thode GTD tout simplement parce que GTD est une mĂ©thode de productivitĂ© complĂšte et trĂšs complexe. J’en connais peu (si pas du tout) qui l’applique complĂštement Ă la lettre…
Merci pour tes réponses 15 minutes par jour me semble quelque chose de viable sur le long terme.
Je te rejoins complĂštement sur le fait que la mĂ©thode GTD n’est pas destinĂ©e Ă tout le monde.
C’est d’ailleurs pourquoi j’ai Ă©crit l’article que je rĂ©fĂ©rence dans mon commentaire prĂ©cĂ©dent. J’ai souhaitĂ© exprimer une mĂ©thode simple que tout le monde peu suivre. Pour information, il existe une version simplifiĂ©e de la mĂ©thode GTD : la mĂ©thode ZTD (Zen To Done). Ce n’est pas celle que je dĂ©cris dans mon article mais elle mĂ©rite d’ĂȘtre connue
Bonne soirée,
Mathieu.
Dis, lĂ , je suis un peu déçue… La moitiĂ© de mes articles concerne la mĂ©thode Zen to Done de Leo Babauta…
Oui, je me suis rendu compte de ma bĂȘtise une fois le commentaire soumis ! Le pire c’est que j’ai lu pas mal de tes articles mais lorsque j’ai rĂ©digĂ© le commentaire je devais ĂȘtre sorti du contexte du blog, je ne sais pas trop.
Mille excuses
Salut,
C’est une dĂ©couverte pour moi, cette matrice d’Eisenhower.
Merci de l’avoir bien expliquĂ©e, ça va me servir dans mon quotidien et comme tout Ă coup je vais passer des tests d’ici lĂ entreprise, ça me sera d’une grande utilitĂ©.
Bonne continuation et Ă bientĂŽt.
Sylvestre
Bonjour, intéressant article!
pour une bonne organisation de notre travail, il faut faire des listes pour mettre tous nos tùches prioritaire afin de les finir dans un temps bien cadré.
Super ! Cela semble clair, je vais de ce pas, essayer !
Merci beaucoup.