Gérer son budget temps en 4 étapes

Il n’est ni extensible, ni renouvelable, encore moins remplaçable, et bien sûr il est le même pour tout le monde. De quoi s’agit-il ? Du temps évidemment ! 24 heures, voilà le temps dont nous disposons chaque jour, c’est notre budget temps, qui que nous soyons et quel que soit notre métier. Nous courons tous après lui et nous aimerions bien en avoir plus car il nous en manque toujours.

Pour une vie sereine, la gestion du temps est tout aussi importante que la gestion de nos finances.

On pourrait même dire que le temps vaut plus que l’argent. Une fois ce temps passé, nous ne pouvons pas le recréer. Il est perdu à jamais. Il est une denrée si précieuse qu’il convient à chacun de bien utiliser. Gérer son planning, ses journées, mais aussi avoir une vision à plus long terme en optimisant ses semaines ou ses mois, permet de s’assurer de ne pas le gaspiller.

Créer un budget temps devient indispensable si vous souhaitez ne pas en perdre une miette, mais aussi pour ne pas passer à côté des moments essentiels de votre vie. Cela ne doit pas vous paraître compliqué pour autant. Comme gérer le budget familial, la structure est simple, mais ce sont les données que l’on souhaite prendre en compte qui rendent la gestion complexe. Voyons ensemble comment tout cela s’organise.

Budget temps vs budget argent : les similitudes

Le temps, c’est de l’argent. Voilà 2 notions qui sont souvent associées l’une à l’autre.

Bien que le temps soit une denrée plus précieuse que l’argent, ils se ressemblent sur certains points.

• L’estimation : nous pouvons estimer le temps que certaines activités peuvent prendre et nous pouvons estimer combien coûtent certaines dépenses.
• Les constantes : le nombre d’heures travaillées par jour ou le salaire perçu pour ces heures.
• Les prévisions : le temps nécessaire pour des projets et les futures dépenses connues.
• Les imprévus : un événement inattendu dans la journée ou les achats non prévus au budget.
• Les obligations : dormir un certain nombre d’heures nécessaires et régler son loyer ou son emprunt immobilier.

Malgré ces ressemblances, il y a 2 différences à garder en tête à chaque instant :

• le temps est une ressource limitée (les journées ne font que 24 heures, la vie a une fin). Par contre, l’argent peut se gagner à l’infini.
• Le temps ne se renouvelle pas : on ne revit jamais la même minute. On ne peut pas revenir en arrière et recommencer. À l’inverse, quand l’argent est dépensé, il est remplacé par de nouveaux gains à un moment donné.

Lutter contre la procrastination avec une bonne gestion du temps

Remettre au lendemain, se dire « J’ai le temps, je le ferai plus tard », etc. Vous le savez bien, cela s’appelle la procrastination, l’art de toujours remettre à demain ce qui doit être fait aujourd’hui. Sans compter que, souvent, nous ne terminons pas ce que nous avons entamé.

La procrastination est une conséquence naturelle d’une vie à 100 à l’heure sans vision sur le long terme. Les choses importantes à gérer sont reléguées au 2e plan parce qu’une « urgence » demande de les repousser à plus tard. Ensuite, cette urgence est remplacée par une autre urgence. Et ainsi de suite.

Mais ces urgences n’en sont pas toujours. Avouons qu’il s’agit même souvent de choses à régler plus agréables pour nous. Nous faisons davantage ce qui nous plait en premier lieu, c’est normal mais ce n’est pas nécessairement la meilleure option.

Ainsi, nous préférons aller boire un café avec une copine parce que « c’est pas très souvent » même si nous n’avons pas terminé ce que nous nous étions engagé à faire. Nous préférons scroller sur notre téléphone au fil des notifications pour toutes les meilleures raisons du monde. Parce que des raisons, il y en a autant que des excuses, pour ne pas faire. Notre cerveau est très créatif quand il s’agit de repousser à plus tard une tâche qui ne nous excite pas vraiment.

Gérer un budget temps, c’est-à-dire organiser son temps, aide considérablement à limiter la procrastination.

Le budget temps s’il est bien fait permet de garder des moments pour faire ce que l’on veut. À l’image de la gestion des finances, vous pouvez essayer de garder un peu d’argent pour les plaisirs ou les imprévus.

Prévoir des plages horaires claires et définies permet de lutter efficacement contre la procrastination. À travers le budget temps, vous vous engagez envers vous-même à le respecter.

Créer et mettre en place un budget temps

Si vous partez du principe que la vie est courte et que les journées ne sont pas à rallonge alors vous aurez envie d’optimiser le temps imparti. Comme un investissement, vous en récolterez beaucoup de bénéfices.

Le principe est très simple. Il suffit d’octroyer une quantité d’heures aux différentes activités : travail, santé, famille, loisirs, sport, etc. En attribuant un nombre d’heures idéal à chaque domaine important de votre vie, vous aurez enfin une vision complète de votre temps et vous n’aurez plus envie de procrastiner.

Ce fil rouge permet de ne pas s’égarer sur des activités moins constructives et moins importantes pour vous. Cette évaluation du temps passé vous en apprend aussi beaucoup sur vous-même et vous permet de voir si vous progressez. En sport par exemple, dans l’apprentissage de la musique ou dans les relations avec vos proches. Vous êtes-vous amélioré durant les moments bloqués pour ces activités ? Ce temps vaut-il donc la peine d’être investi dans ces domaines ?

Vous pouvez aussi grâce au budget temps évaluer les avantages et les inconvénients à vous engager dans un nouveau projet qui prendra de la place dans votre planning. Est-ce jouable ? Quelle activité va-t-il falloir réduire pour concrétiser ce nouvel objectif ? Pendant combien de temps ? Pour le savoir, il faut d’abord avoir construit le budget temps. Voyons comment faire.

1 – Les activités concernées par le budget temps

Quelles sont les activités soumises à une limite de temps ? Personnelles ou professionnelles, vous devez identifier les domaines que vous voulez tenir à l’oeil.

Procédez comme pour l’identification des postes de dépenses dans votre budget familial.

Cela peut être le travail, le sport, le ménage, les courses, les repas, les heures de sommeil, les sorties, l’administratif, les loisirs, etc.

Selon votre situation professionnelle, vous pouvez inclure votre activité. Cela peut être le cas pour les freelances. Pour les personnes salariées, évidemment, ce temps est incompressible, idem pour les temps de transport. Ce n’est pas pour autant qu’il ne faut pas en tenir compte.

2 – Évaluation du temps disponible global

J’utilise l’unité de temps « heure » pour faire mon calcul, mais si vous voulez être précis à la demi-heure, c’est très bien aussi.

Prenez votre calculette car nous allons faire des mathématiques. Nous disposons tous de 24 heures dans une journée. Right ? De ces 24 heures, nous devons retirer le nombre d’heures de sommeil, de travail et de repas. Evidemment, il faut aussi tenir compte du temps passé dans la salle de bain pour se laver. Vous avez certainement d’autres impératifs à faire entrer dans ce calcul comme les temps de transport, de cuisine, etc.

À la fin, et si tout va bien, nous obtenons un nombre d’heures disponibles pour le reste. Sur ces heures de disponibles, ne gardez que la moitié pour organiser les différentes activités. L’autre moitié est laissée à la liberté, à la spontanéité et à l’imprévu.

Prenons un exemple, imaginons que je travaille 7 heures par jour + 1 heure de pause déjeuner + 1 heure de transport (aller et retour). Je dors en moyenne 8 heures par nuit et je m’occupe de mes enfants et de la maison 3,5 heures par jour (le matin et le soir). Cela représente donc : 24 – 9 (7 + 2) – 8 – 3,5 = 3,5 heures, 5 jours par semaine, soit 17,5 heures. Je peux programmer 50 % donc 8 h 45 pendant ma semaine de travail.

Pour les week-ends, j’estime avoir 5 heures disponibles par jour une fois m’être occupée de la maison, avoir passé du temps avec mes enfants et mon mari. Si je reprends le principe des 50 %, cela me laisse 5 heures à planifier pour le week-end entier.

Au total, et selon mon exemple, je dispose de 13 h 45 (8 h 45 en semaine et 5 heures le week-end) pour des activités supplémentaires à répartir selon mes besoins et mes envies.

3 – Appréciation du temps pour chaque activité

Pour optimiser ce temps « libre », vous évaluerez le nombre d’heures nécessaires pour chaque activité souhaitée. Par exemple, vous voulez caser 1 heure de lecture dans votre emploi du temps et 1 heure de sport en salle. Pour ce dernier, il ne faut pas oublier de compter le temps de transport et la douche.

Mais revenons à mon exemple personnel. Donc, c’est établi, j’ai 13 h 45 par semaine que je peux répartir comme bon me semble dans ma semaine.

Pour commencer, je vais utiliser cette fabuleuse application qu’est le chronomètre de mon téléphone et je vais « mesurer » mes activités puis les répertorier dans mon agenda ou sur ma feuille de time tracking que vous pouvez télécharger ici et dont je parle ici. D’autres applications de gestion du temps peuvent vous aider dans cette analyse, je vous en ai parlé dans cet article.

Vous pouvez aussi utiliser un minuteur pour mettre des rappels de fin de tâches. Pour terminer dans le temps imparti, la procrastination n’a pas sa place. On se rend compte à quel point le temps passe vite.

Évidemment, je ne me balade pas toujours avec mon téléphone greffé à la main ou dans ma poche. En revanche, il n’est jamais très loin ! Si vous n’avez pas envie de garder votre téléphone sur vous, prenez l’habitude de regarder l’heure qu’il est quand vous commencez une activité. Ensuite, lorsque vous avez terminé, vérifiez l’heure afin d’évaluer le temps que vous avez mis pour réaliser la tâche.

4 – Contrôle budget temps vs réalité

Pour gérer efficacement votre budget temps, il faut faire un contrôle à l’occasion. Cette révision se fait en comparant la réalité à la théorie. Comme pour l’argent, le prévisionnel doit se rapprocher des dépenses faites.

Votre répartition horaire est-elle juste ? Faut-il augmenter ou diminuer les heures allouées à telle ou telle tâche ?

Si les écarts sont trop importants, il faut revoir les postes de dépenses et optimiser, voire faire des coupes franches. Avec la pratique, et si vous voulez maintenir du temps pour vous et garder un certain équilibre, il va falloir faire des choix et des optimisations. Engager une femme de ménage pour déléguer une partie des tâches ménagères est une option parmi d’autres.

Conclusion

Finalement, pour moi le budget temps m’aide à avoir du temps libre sans négliger le reste. Bien sûr, mes enfants, mon mari, ma maison et mon activité professionnelle prennent la grande majorité de mes journées. Avant, prévoir du temps pour moi, mais vraiment rien que pour moi, était difficilement envisageable sans mettre les choses à plat et voir la réalité en face. Une fois que cette analyse est faite, vous constaterez comme moi que le problème ne vient pas du temps mais plutôt de la façon dont il est utilisé et investi.

Et vous ? Considérez-vous le temps comme un investissement et une denrée rare qu’il faut savoir gérer avec finesse pour ne pas le gaspiller ?