Comment gérer ses mails grâce à la méthode Inbox Zero

Votre boîte mail déborde, n’est-ce pas ? Le problème est que vous ratez des mails importants et vous ne retrouvez plus celui de tante Jacqueline pour son anniversaire… Nous sommes beaucoup à nous plaindre de la quantité de mails que nous recevons, auxquels nous devons répondre, sans compter ceux qu’on s’envoie à nous-même comme pense-bête. Tout cela finit par engendrer une perte de temps et d’efficacité, tout en ajoutant une belle couche de stress.

Ouvrir votre boîte mail est quelque chose que vous finissez par appréhender. Vous savez qu’il va falloir passer beaucoup de temps pour lire tous ces messages et y répondre. Vous avez déjà suffisamment de choses à faire par ailleurs. Et chaque jour, de nouveaux mails arrivent, s’accumulant aux autres.

En effet, être confronté à une boîte mail qui déborde est vraiment stressant ! Cela peut donner l’impression d’avoir beaucoup de tâches à faire et, en réalité, c’est un peu ça. Vous ressentez cette accumulation de messages comme une énorme liste de choses qu’il vous reste encore à accomplir et cela pèse inévitablement sur votre esprit. Il vous reste toujours quelque chose à faire en tête. Difficile d’être zen dans ces conditions !

C’est pourquoi je vous propose de reprendre le contrôle de la situation et d’appliquer la méthode « Inbox Zero » ! Selon l’inventeur du concept, Merlin Mann, expert en productivité, le Zero n’est pas sensé correspondre au nombre de mails dans votre messagerie mais au temps que vous passez à penser à vos mails. Il s’agit de faire en sorte de libérer votre esprit afin d’être disponible pour d’autres tâches.

La méthode est simple. Il s’agit d’opérer un tri massif des messages et de faire le vide. C’est comme faire un grand ménage de printemps dans votre messagerie. Une fois votre boîte mail désencombrée et rangée, il suffit d’adopter de bonnes habitudes qui vont vous permettre de la garder vide, ou presque vide, tout le temps !

Quels sont les bénéfices que vous allez en retirer ?

1er avantage : Moins de stress

Le premier avantage est que vous allez en finir avec ce stress quasi permanent lié à l’accumulation des messages. C’est logique. Si votre boîte mail est vide ou quasiment vide, alors vous n’avez plus de raison de stresser ! Vous éliminez la source de vos préoccupations. Vous allez pouvoir aborder votre messagerie avec sérénité. C’est vraiment le principe de base de la méthode, vous libérer l’esprit, visuellement et psychologiquement. Vous ouvrez une boîte mail quasi vide donc vos yeux ne sont pas assaillis par la quantité de messages. Vous fermez une boîte quasi vide, donc vous avez l’esprit tranquille et vous pouvez passer à autre chose.

2ème avantage : Economie de temps

Le deuxième avantage est une économie de temps. Revenir constamment sur ses mails vous fera perdre énormément de temps. La méthode préconise une gestion rationnelle de votre messagerie dans une optique de rentabilité au niveau du temps investi. Si vous passez moins de temps à gérer vos mails, vous pouvez investir le temps que vous économisez pour accomplir d’autres tâches. C’est cette idée qu’il faut retenir comme un avantage non négligeable pour vous. Vous allez pouvoir vous dégager du temps pour faire ce que vous voulez. Vous pouvez choisir d’utiliser ce gain de temps dans votre activité professionnelle et / ou sur un plan plus personnel.

3ème avantage : Efficacité garantie

En plus de votre tranquillité d’esprit, cette gestion va vous apporter un sentiment de satisfaction personnelle. Vous allez vous sentir efficace dans le traitement de vos messages. Vous allez établir des priorités et faire le tri entre ce qui est essentiel ou non. Finis les messages importants que vous n’avez pas vu passer parce que noyés dans la masse. Vous ne vous occuperez que de ceux qui méritent de l’être. Vous pourrez refermer votre messagerie avec le sentiment de la tâche accomplie et du travail bien fait.

4ème avantage : Motivation au top

Enfin, plus vous allez gagner en temps et en efficacité, plus vous allez vous sentir motivée. C’est le quatrième avantage de la méthode. Vous ne redouterez plus d’ouvrir votre boîte mail, vous serez confiante dans votre capacité à être efficace et rapide. C’est tout naturellement que vous vous retrouverez dans une dynamique positive. Et plus vous serez motivée, mieux vous gérerez votre messagerie. Votre tranquillité d’esprit se verra renforcée et ainsi de suite. En fait, on peut dire que cette méthode a un effet « boule de neige ». Un processus où vous êtes gagnante sur toute la ligne !

Alors comment entrer dans ce cercle vertueux ? Quelles sont les étapes à suivre ?

Etape 1 : Faire le vide

La première grande étape est sans doute la plus simple en soi. Il s’agit de faire le tri et vider votre boîte de réception. C’est ce que j’appelle la remise à zéro.

Personnellement, je fais une remise à zéro de ma boîte mail au minimum chaque début de mois. Je sélectionne tous les messages qui se trouvent dans ma boîte de réception principale en un seul clic. Ensuite, je clique sur « Archiver ». Les mails ne sont pas supprimés et je peux les retrouver facilement en utilisant l’option « Rechercher ». Si quelqu’un répond à un message qui est archivé, le mail réapparait dans la boîte de réception. Aucun risque de le louper !

Cette opération ne nécessite que quelques clics de souris et cela permet de repartir sur une page blanche, l’esprit libre et tranquille. Un peu comme quand on se déconnecte le week-end, on s’aperçoit que, finalement, il ne se passe rien de grave.

Etape 2 : Planifier un horaire fixe

Votre organisation commence par décider de périodes de temps fixes consacrées à la consultation et la gestion de vos mails. Le mieux est d’y consacrer deux à trois créneaux par jour pendant 15 minutes. Dans mon cas, c’est le matin, le midi et le soir. Ce temps doit bien sûr être adapté à votre profil (salariée, maman au foyer, indépendante…) et intégré dans une routine que vous allez pouvoir garder sur le long terme.

En dehors de ces créneaux horaires, fermez votre boîte mail de façon à ne plus être dérangée par l’arrivée d’un mail. Je vous conseille d’arrêter également les notifications puisque l’objectif est de vous déconnecter de votre boîte mail le plus possible.

Encore une fois, rien de grave ne se passera si vous ne voyez pas ou ne répondez pas à un mail dans la minute. Pensez qu’il existe des tas d’autres moyens pour vous contacter en cas de réelle urgence – je pense par exemple à un enfant blessé ou malade.

Etape 3 : Traiter rapidement les mails

Ensuite, il faut prendre l’habitude de décider rapidement de l’action à appliquer à un nouveau message entrant. Vous avez le choix entre quatre actions.

1. Première possibilité, vous le supprimez immédiatement. Il ne faut pas hésiter à le faire.
2. Deuxième possibilité, vous y répondez sur le champ si cela ne prend que quelques minutes. Une fois la réponse terminée, vous archivez le message.
3. Si la réponse demande plus de temps et de réflexion, vous l’archivez dans un dossier « en attente » pour y revenir plus tard.
4. Enfin, dernière possibilité, vous pouvez transférer le message à la personne mieux habilitée que vous pour le traiter.

Après ces quatre actions, votre boîte de réception est vide. S’il vous reste du temps, vous pouvez commencer à répondre aux messages que vous avez archivés dans le dossier « en attente ».

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Etape 4 : Limiter le flux entrant

Cette étape consiste à limiter l’arrivage de nouveaux messages. C’est un peu la même chose que mettre un autocollant « Stop Pub » sur votre boîte aux lettres. Conservez à l’esprit que l’idée est de garder votre boîte de réception vide, ou presque, dans l’optique de préserver votre tranquillité d’esprit.

Pensez donc à vous désinscrire des newsletters qui ne vous intéressent plus. Personnellement quand je veux me désabonner d’une newsletter, je clique sur le lien « se désinscrire » ou « unsubscribe » qui se trouve en général tout en bas du message. Si cette option n’est pas présente, je réponds à la personne qui m’a envoyé le mail de ne plus m’envoyer de messages.

Faites la même chose si vous êtes inscrite sur des listes promotionnelles ou des sites de bons de réduction. Stoppez votre abonnement ! Ces genres de messages quand on y pense ne sont que d’une rare utilité. Ils encombrent votre messagerie alors que la plupart du temps vous n’allez pas les utiliser. Le jour où vous avez décidé de faire un achat il est facile de vous connecter sur internet et de trouver les meilleures offres du moment.

En conclusion

Cette discipline est simple et efficace et vous apportera tous les bénéfices de la méthode : gain de temps et de tranquillité d’esprit, satisfaction personnelle d’être efficace, dynamique positive et motivante. Certes, au début, il est possible que cela vous demande un peu de temps et d’efforts. Comme le jour ou vous vous retroussez les manches pour votre ménage de printemps. Mais si vous parvenez à suivre ces étapes, qu’avec volonté et discipline vous réussissez à appliquer ces conseils, je vous garantis que vous en ressortirez gagnante !

Mon conseil est de mettre en place cette méthode le plus vite possible : commencez par une remise à zéro !

Prenez soin de tester ce qui vous convient, d’étudier les options de votre messagerie et d’utiliser celles qui correspondent le mieux à votre profil et votre mode de fonctionnement. C’est essentiel pour garder votre motivation sur le long terme et conserver le bénéfice de l’investissement de temps initial !