Quels sont les bons outils pour s’organiser au quotidien ?

Vous est-il déjà arrivé de planifier toute votre journée dans votre tête, de lister l’ensemble de vos tâches et d’avoir tout de même l’impression d’avoir oublié quelque chose ? Que ce soit pour organiser son quotidien à la maison ou planifier sa journée de travail, on a vite fait de laisser de côté un point de sa to-do list. On se retrouve alors à essayer de boucler les imprévus au dernier moment et à gérer dans l’urgence. Certaines personnes se montrent plus productives sous la pression, mais généralement c’est quand même plutôt stressant. Si vous vous retrouvez régulièrement dans ce genre de situation désagréable, nous allons revoir les bases en commençant par utiliser les bons outils pour s’organiser.

#1 Un agenda pour planifier et organiser son quotidien

La base d’une organisation efficace passe par l’anticipation. Plus vous êtes capable de planifier vos obligations au quotidien, moins vous avez de chances de vous laisser déstabiliser par un imprévu. Pour cela, vous avez d’abord besoin d’un outil simple et efficace : un agenda !

L’agenda papier

Eh oui, même après avoir quitté l’école, l’agenda reste un outil précieux pour une organisation au top.

Voici quelques conseils pour choisir le bon :

• Choisissez-le résistant, car il devra tenir une année entière sans que la couverture risque de se déchirer ou que les pages ne se détachent du reste.

• Pensez au nombre d’activités que vous devrez planifier et noter dedans. En fonction, optez pour une version avec une page par jour plutôt que pour un semainier où vous devrez écrire tout petit. Ce serait vite illisible et inutilisable au quotidien.

• Réfléchissez au format. Devrez-vous transporter votre agenda ? Si oui, choisissez un format compact en dessous de la taille A5. Si c’est plutôt pour le poser sur un bureau ou même le laisser ouvert, prenez un grand format. Vous pourrez tout voir en coup d’œil et vous gagnerez du temps.

L’agenda numérique

Il existe aussi une quantité folle d’agendas et de calendriers numériques, y compris en version gratuite. Vous pouvez la plupart du temps modifier les couleurs, ce qui donne la possibilité de visualiser rapidement les rendez-vous urgents. Vous avez aussi l’avantage de pouvoir faire des copier-coller, des ajouts ou des suppressions en quelques clics sans perte de temps.

L’autre gros point positif des agendas numériques est le système de notification pour ne rien oublier. Grâce à ce type de fonctionnalité, une fois tous les créneaux complétés, l’application envoie des rappels. C’est elle qui gère pour vous en quelque sorte et c’est très pratique ! Vous pouvez aussi fonctionner par agenda partagé pour que toute la famille y ait accès.

Voici 3 exemples d’applications agenda efficaces :

• Google Agenda. Vous pouvez créer plusieurs agendas (un pour les adultes, un pour les enfants par exemple) et coder les activités par couleur. C’est notamment cette option que j’utilise pour gérer tous mes rendez-vous et les événements du quotidien.
• L’agenda Microsoft Outlook. Vous pouvez ajouter vos contacts à vos évènements et créer des icônes. Pratique pour prévoir un anniversaire et envoyer un mémo aux invités par exemple.
• CloudCal. Cette application est très visuelle. Chaque jour est entouré par une ou plusieurs couleurs selon les rendez-vous planifiés pour la journée. Si une date est entourée d’un cercle multicolore complet, vous savez que ce sera une journée chargée !

#2 La to-do list comme outil pour s’organiser au quotidien

Parmi les meilleurs outils pour s’organiser, la to-do list s’impose en parallèle de votre agenda. Bien sûr, nous avons toutes des rendez-vous à ne pas manquer et des obligations à respecter. C’est essentiel de les programmer pour ne rien oublier, c’est la base.

Une fois que vous savez à quelles dates il vous reste des disponibilités, il vous reste à organiser vos autres activités. Je ne parle donc pas des rendez-vous chez le pédiatre ou des activités extrascolaires des enfants. Ici il est question de vos tâches quotidiennes.

Voici comment utiliser une liste pour mieux s’organiser  :

• Commencez par noter tout ce que vous avez à faire dans la journée, que ce soit le ménage, les courses, poster un courrier, envoyer un mail, sortir le chien, etc.

• Ensuite munissez-vous de 3 surligneurs de couleurs différentes. Surlignez les tâches urgentes, puis utilisez une autre couleur pour ce qui est important mais non urgent. Utilisez la 3e couleur pour les éléments secondaires et ce que vous aimeriez faire s’il vous reste du temps.

Si vous avez du mal à faire le tri, je vous renvoie vers mon article pour vous aider à mieux définir vos objectifs et vos priorités.

• Choisissez une méthode pour venir à bout de votre liste de choses à faire. Vous pouvez aller du plus urgent au plus secondaire ou bien du plus désagréable au plus sympa par exemple. À vous de voir selon votre motivation du jour !

#3 Prendre des notes pour organiser ses tâches et ne rien oublier

C’est un truc tout bête, mais vous est-il déjà arrivé de penser soudainement : « Il ne faut surtout pas que j’oublie de faire ça ! ». Mais vu que vous ne l’avez pas noté, vous oubliez. Et quand ça vous revient, c’est trop tard, vous n’avez plus le temps.

La to-do list et l’agenda sont de bons outils pour s’organiser à la journée ou à la semaine. Cela évite le stress de ne pas savoir par quoi commencer. Mais malgré ça, il nous arrive à toutes de laisser échapper certaines choses.

Le meilleur outil pour ne rien oublier et le plus fiable reste le carnet accompagné d’un stylo. Essayez de toujours avoir un petit bloc-notes à portée de main, y compris dans le sac à main ou la voiture. C’est simple, ça ne prend pas de place et c’est toujours utile !

Bien entendu, il existe aussi des applications bloc-notes et des pense-bêtes numériques pour éviter de transporter un crayon et un support papier sur soi. Le plus souvent, ils sont d’ailleurs intégrés dans les smartphones et les ordinateurs.

Testez et voyez ce qui vous semble le plus pratique.

Utiliser les bons outils pour s’organiser dès maintenant

Vous avez maintenant les 3 bons outils pour vous organiser : un agenda pour noter les rendez-vous, une to-do liste pour programmer et prioriser les tâches quotidiennes et un bloc-notes pour ne rien oublier. Vous les utilisiez déjà au quotidien ou allez-vous commencer à le faire pour devenir une reine de l’organisation ?