Pourquoi planifier ne suffit pas ?

Vous êtes devenu expert en planification de tâches et vous faites de multiples listes de choses à faire. Mais malheureusement vous avez des difficultés à passer à l’action… Rassurez-vous, vous n’êtes pas le seul et vous n’êtes pas tout seul. Aujourd’hui nous allons aborder les problèmes qui nous empêchent de nous mettre au travail et les habitudes nécessaires pour surmonter ces problèmes.

Problème #1 : La procrastination

Votre problème : Vous n’arrivez pas à trouver l’énergie nécessaire pour vous mettre au travail. Vous ressentez une certaine résistance, vous procrastinez.

Tout d’abord, il est bon d’analyser les raisons pour lesquelles vous procrastinez. Pourquoi n’arrivez-vous pas à passer à l’action ? Identifier le problème peut mener à un début de solution. Cela dit, voici quelques conseils qui pourraient vous aider à vous y mettre.

• Commencez tout petit. Dites-vous que vous n’avez qu’à travailler 5 minutes sur cette tâche. Une minuscule tâche fait moins peur.
• Lancez-vous. Une fois que vous êtes lancé, c’est beaucoup plus facile de continuer. Tout ce que vous avez à faire est de commencer. Comparons cela à une grosse vaisselle à faire, au lieu de s’inquiéter du temps que cela va vous prendre, il suffit d’ouvrir le robinet, de remplir l’évier d’eau chaude savonneuse, et de commencer à nettoyer la vaisselle, verre après verre, assiette après assiette. Faites la même chose avec n’importe quelle tâche, qu’il s’agisse d’une tâche ménagère ou d’une tâche professionnelle.
• Récompensez-vous. Ne vous laissez pas distraire tant que vous n’avez pas travaillé un minimum. Travaillez avec un minuteur pendant 5 – 10 ou 15 minutes et ensuite récompensez-vous, par un café ou un thé par exemple. Ensuite remettez le minuteur en route pour 5 – 10 ou 15 minutes et ainsi de suite.
• Motivez-vous. La motivation aide en tout point. Si vous êtes content de faire quelque chose, vous n’hésiterez pas à le faire. Par exemple, si vous adorez cuisiner, vous testerez de nouvelles recettes dès que vous en aurez l’occasion. Mais comment faire pour se motiver à faire quelque chose ? Essayez d’y trouver du bénéfice. Est-ce que cela vous fera gagner de l’argent ? Qu’allez-vous faire avec cet argent ? Est-ce que cela vous apportera de nouveaux clients, de nouvelles opportunités, une certaine reconnaissance ? Si vous ne trouvez vraiment aucun bénéfice, analysez si la tâche en question est vraiment important ou non, si elle ne l’est pas déléguez-la ou éliminez-la. C’est parfois mieux comme ça !

Problème #2 : La peur

Votre problème : Vous êtes terrifié à l’idée d’effectuer certaines tâches ou de travailler sur certains projets.

Il y a généralement plusieurs raisons qui peuvent rendre une tâche ou un projet effrayants.

• La tâche est trop lourde, le projet trop vague. Pour lutter contre cela, décomposez votre tâche en plusieurs petits morceaux. Personne ne vous demande de désherber tout votre jardin en une fois. Personne ne vous demande de rédiger le dossier XYZ en 2 heures (euh… sauf si vous vous y êtes mis trop tard…). La meilleure façon de manger un éléphant, c’est bouchée après bouchée. On y revient, une petite tâche fait moins peur qu’une grosse. Donc, coupez votre éléphant en petits morceaux.
• Vous pensez manquer de compétences. Si vous n’avez pas fait cette tâche un million de fois auparavant, vous avez l’impression d’en être incapable. Nous sommes tous terrifiés par cela. La solution ? Commencez par vous renseigner sur le sujet, par en apprendre autant que possible. Faites des recherches sur Internet, demandez à quelqu’un qui l’a déjà fait, lisez sur le sujet, suivez une formation. Quoi que vous fassiez, vous en apprendrez plus qu’en ne faisant rien. Ensuite, pratiquez le plus possible. Une fois que vous avez appris quelque chose, vous devez mettre cet enseignement en pratique pour développer vos compétences dans ce domaine. De cette manière vous n’aurez plus peur.
• Vous vous concentrez sur les aspects négatifs. Vous vous focalisez sur la difficulté de la tâche ou sur un nombre incalculables d’obstacles. Essayez plutôt de vous concentrer sur les aspects positifs. Concentrez-vous sur l’opportunité que représente ce projet… c’est l’occasion d’apprendre, d’être meilleur en quelque chose, de gagner plus d’argent, de rencontrer des gens, d’acquérir une certaine reconnaissance à long terme, d’améliorer vos chances de progresser dans un domaine, etc. On y revient à nouveau, il s’agit de vous motiver. Si vous vous concentrez sur les aspects positifs, vous aurez moins peur et vous serez plus motivé à passer à l’action sans plus attendre.

Problème #3 : Les distractions

Votre problème : Vous passez à l’action mais vous vous laissez distraire et vous ne terminez pas votre tâche.

Si vous avez déjà commencé, vous avez déjà fait un grand pas vers votre objectif. Cependant il vous faut juste travailler sur les éventuelles distractions. Voici quelques conseils qui fonctionnent vraiment.

• Faites de petites tâches. J’en ai déjà parlé plus haut mais il est vraiment important de le répéter ici. Si vous êtes distrait, c’est peut-être parce que vous travaillez trop longtemps sur une même tâche ou un même projet. Pour rester concentré, travaillez par petites tâches. S’il s’agit d’une tâche vraiment longue à réaliser, utilisez la technique du Pomodoro. Vous réglez un minuteur sur 25 minutes ( = 1 pomodoro) et travaillez à votre tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne. Ensuite, faites une pause de 5 minutes avant de reprendre pour 1 pomodoro. Faites une plus longue pause tous les 4 pomodoros.
• Soyez mono-tâche. Ne vous permettez pas de faire plusieurs choses en même temps. Si vous avez tendance à lire vos mails en téléphonant à votre mère pendant que le riz cuit et que les enfants sont dans le bain, il y a de grandes chances que le riz brûle… ou pire ! Faites une seule chose à la fois.
• Déconnectez-vous. Les plus grandes distractions viennent du fait que nous sommes tous le temps “connecté”. Mail, téléphone portable, Facebook, Twitter, messagerie instantanée. Débranchez vos appareils lorsque vous êtes occupé à une tâche. Ce conseil est toujours mal perçu mais avant de le critiquer, donnez lui sa chance et essayez-le. Si par exemple vous avez décidé de lancer la machine à laver, que vous avez une montagne de linge à repasser et que vous vous êtes juré d’y travailler 30 minutes aujourd’hui, coupez-vous du reste du monde pendant 30 minutes. Je vous garantis que ça marche.
• Désencombrez. Les distractions peuvent provenir du désordre qui règne autour de vous. Cela vaut la peine de ranger votre bureau, vos plans de cuisine, etc. L’encombrement provoque du stress, du mauvais stress, et n’incite pas à la concentration ni même à l’envie de se mettre au travail.
• Concentrez-vous. Déconnecté, bureau rangé, cuisine et autre pièce de travail intensif nickel, travaillez vraiment uniquement sur une seule tâche en ne vous concentrant que sur celle-ci. Mettez-y toute votre énergie et observez si ça marche. Vous pourriez même être tellement à fond dedans que vous finiriez la tâche sans même vous en apercevoir.
• Faites des pauses. Pour vous aider à vous concentrer un certain temps sur une seule tâche, offrez-vous une pause de temps en temps. Cela permet à nos petites cellules grises de se régénérer, de s’aérer pour mieux reprendre le travail ensuite ou se concentrer sur la tâche suivante.

Problème #4 : Vous n’aimez pas travailler

Votre problème : Souvent, vous n’avez pas envie de faire ce que vous devez faire. La simple idée de devoir accomplir vos tâches vous énerve et vous ne commencez jamais quoi que ce soit.

Ce sentiment nous tourmente tous et il n’y a pas de bonne réponses à cela. Cependant voici quelques suggestions :

• Douchez-vous. Si vous travaillez à domicile, prenez une douche. Ce n’est pas parce que vous ne travaillez pas à l’extérieur que vous ne devez pas vous laver ! Prendre une bonne douche vous réveillera et vous fera un bien fou.
• Baladez-vous. Marcher permet au cœur de pomper le sang vers les organes, tissus et cellules de l’organisme. Marcher permet de vous aérer l’esprit et de réfléchir à ce que vous voulez vraiment faire de votre journée. Cela pourrait ne pas vous convenir mais pourquoi ne pas essayer.
• Faites de l’exercice. Comme la marche, faire de l’exercice vous aidera à vous sentir bien. Un jogging, une séance de pilates ou de gymnastique vous rendra bonne humeur, heureux et productif. Essayez, après vous serez plus à même de vous y mettre.
• Encore une fois, réfléchissez aux opportunités. Pensez à demain, pas à un avenir proche mais à demain c’est-à-dire le jour après aujourd’hui. Demain, à votre réveil, seriez-vous fier de vous apercevoir que vous n’avez fait que traînailler la veille. Imaginez que nous sommes demain et que vous pensez à aujourd’hui (vous me suivez toujours là ?). Ne seriez-vous pas plus heureux de constater le travail accompli la veille et des avantages que cela vous procurent aujourd’hui ? Ce que nous faisons aujourd’hui nous ouvres de nouvelles routes et d’autres possibilités pour demain.
• A petits pas. Penser devoir affronter une journée complète de travail ou une liste gigantissime de choses à faire est décourageant. Pensez uniquement à une seule tâche. C’est tout ce que vous avez à faire – ne pensez qu’à cette seule tâche. Faites quelque chose de facile, une petite tâche amusante, pas trop compliquée, enrichissante. Concentrez-vous sur cette petite tâche agréable. Une fois que vous aurez commencé vous serez plus disposé à entamer le reste des tâches, l’une après l’autre, à petits pas.
• Trouvez des choses amusantes à faire. Si vous n’avez que des tâches ennuyeuses et désagréables à faire, vous n’aurez pas envie de les faire. Au lieu de cela, essayez de faire les choses différemment aujourd’hui, voyez si vous pouvez faire quelque chose d’amusant ou de motivant tout en vous faisant avancer sur un projet ou un de vos objectifs. C’est peut-être ce qu’il vous faut pour vous aider à faire ce que vous devez faire. Mais ne passez pas la journée à jouer à Tetris, faites des tâches qui vous mèneront vers vos objectifs.
• Engagez-vous. Si vous avez un problème de motivation, engagez-vous à progresser sur une tâche ou un projet. Parlez-en à vos proches, à vos amis, à vos frères et sœurs, à vos parents, sur Facebook, Twitter, parlez-en sur un blog, dans les commentaires de cet article, rejoignez-nous sur Maman s’organise, etc. Ensuite rendez des comptes aux autres de ce que vous avez fait aujourd’hui, cette semaine, etc.
• Récompensez-vous. Dites-vous que si vous faites cette seule tâche, vous pourrez ensuite vous offrir une bonne crème glacée, un livre, un CD ou un DVD. Quelle que soit votre récompense, utilisez-la pour vous motiver à vous y mettre. Une fois lancé, continuez…

Problème #5 : Vous êtes découragé

Votre problème : Vous avez fait une liste de choses à faire pour le lendemain. Et le lendemain, vous vous réveillez avec le sentiment qu’une mauvaise journée se prépare, pleine de tâches désagréables que vous n’avez pas envie de faire.

Deux choses à dire ici.

• Surcharge. La raison la plus probable est que vous vous surchargé vous-même. Nous avons tous tendance à prévoir trop de choses à faire pour une seule journée, surestimant ce nous sommes capables de réellement faire. Chaque matin, prenez l’habitude de choisir les 3 tâches les plus importantes de la journée, et faites-les le plus vite possible et le plus tôt possible pour vous – au moins deux d’entre elles devront être faites avant de consulter vos mails. Si vous n’avez que ces 3 choses à faire, vous n’aurez pas l’impression d’être surchargé. Vous aurez probablement d’autres petites choses à faire plus tard, mettez ces petites tâches sur une liste à part et faites-les vers la fin de la journée.
• Fun. Vous vous surchargez de tâches désagréables. Qui a envie de ça ? Si vous n’avez vraiment rien de passionnant à faire, il est possible que vous ne soyez pas heureux dans votre vie. Il y a toujours des tâches désagréables et difficiles à faire mais elles conduisent vers quelque chose de gratifiant, de bénéfique. Si vous n’avez pas la chance de trouver de l’enthousiasme et de la motivation dans ce que vous avez à faire, il est peut-être temps de penser à changer quelque chose dans votre vie, à la réorganiser, à trouver un nouveau job, à redéfinir vos objectifs de vie.

Source : How to Actually Execute Your To-Do List: or, Why Writing It Down Doesn’t Actually Get It Done

Tous ces conseils se recoupent les uns les autres et peuvent tous être des solutions à la procrastination, à la peur, au découragement, au manque de sens, au fait que vous n’avez pas envie ou que vous n’êtes pas motivé.

Et vous quels sont vos freins dans l’exécution de votre liste de tâches à faire ? Parlez-en dans les commentaires.