Simplifiez, simplifiez, simplifiez.
– Thoreau
Une des clĂ©s de tout systĂšme de gestion du temps sont les listes de tĂąches – toutes les tĂąches que vous ne pouvez pas faire sur le moment sont organisĂ©es de telle sorte que vous savez ce que vous devez faire Ă chaque instant.
Dans la mĂ©thode GTD de David Allen, il est recommandĂ© de sĂ©parer les tĂąches dans diffĂ©rentes listes, appelĂ©es « listes contextuelles », telles que @bureau, @ordinateur, @maison, @tĂ©lĂ©phone, @courses, etc. La raison est que lorsque vous ĂȘtes dans un contexte particulier, vous ne devez avoir sous les yeux que les tĂąches dont vous pouvez vous occuper Ă ce moment-lĂ , plutĂŽt qu’une longue liste de tĂąches dont la plupart ne sont pas faisables immĂ©diatement.
De mĂȘme, dans la mĂ©thode ZTD, il est important de garder un systĂšme simple que vous pourrez rĂ©ellement utiliser… un systĂšme dans lequel vous aurez confiance.
Voici les 3 composants d’un systĂšme simple et fiable :
1. Organisation. Un systĂšme simple se compose de boĂźtes de rĂ©ception, d’un agenda, de listes, et d’un systĂšme de classement.
2. Outils. Il est également important que vous utilisiez des outils trÚs simples, de façon à ne pas devoir trop maintenir le systÚme.
3. Utilisation. Finalement, le plus important est que vous utilisiez vraiment le systĂšme, et que vous preniez l’habitude de le contrĂŽler quotidiennement.
Organisation
Utilisez les listes dont vous avez besoin mais gardez votre systĂšme aussi simple que possible. Bien que les listes contextuelles soient utiles, elles peuvent ĂȘtre difficiles Ă maintenir. Point trop n’en faut donc.
Voici comment vos listes pourraient ĂȘtre organisĂ©es :
@travail : pour tout ce qui concerne le travail.
@maison : pour toutes les tĂąches qui concernent la maison.
@personnel : pour toutes vos tĂąches personnelles.
@courses : pour toujours avoir votre liste de courses à portée de main.
@téléphone : pour tous les coups de fil que vous devez donner.
@en attente : pour toutes les tĂąches que vous devez suivre et qui sont en attente.
Vous pouvez aussi vous crĂ©er une liste « un jour/peut-ĂȘtre » destinĂ©e Ă recevoir tout ce que vous ne pouvez pas ou que vous ne voulez pas faire tout de suite, mais que vous ne voulez pas oublier non plus. Vous pourrez y revenir rĂ©guliĂšrement pour vĂ©rifier si certains Ă©lĂ©ments ne peuvent pas passer dans une autre liste en vue d’ĂȘtre rĂ©alisĂ©s.
Peu importe l’organisation de vos listes, n’oubliez pas que ce ne sont pas des listes de choses Ă faire aujourd’hui. Les listes @travail, @maison, @personnel sont uniquement des listes de base qui vous servent Ă dĂ©finir vos tĂąches les plus importantes du jour. Les listes @courses, @tĂ©lĂ©phone, @en attente peuvent ĂȘtre vĂ©rifiĂ©es au besoin, bien Ă©videmment. De plus, si cela vous aide, vous pouvez aussi crĂ©er une liste Projets, pour vous aider Ă contrĂŽler vos nombreux projets.
Outils
Alors que de nombreux outils populaires (Remember the Milk, Outlook) rendent les choses un peu compliquées, tout ce dont vous avez besoin sont vos listes.
Beaucoup de gens passent du temps Ă jongler avec leurs outils, Ă crĂ©er un systĂšme compliquĂ©, Ă changer d’outils et de systĂšme toutes les deux semaines… plutĂŽt qu’Ă rĂ©ellement travailler sur leurs tĂąches. Ici, il vous est demandĂ© d’utiliser les outils les plus simples possible, pour ensuite ne plus avoir Ă vous en prĂ©occuper. Avec ZTD, il s’agit de passer Ă l’action, et non de chipoter avec vos outils.
A ce stade, vous vous demandez certainement quels sont les outils à utiliser pour gérer vos listes ? Il existe une grande variété de logiciels de gestion de tùches que vous pouvez trouver sur internet en faisant une petite recherche sur Google.
Pour ma part, j’ai optĂ© pour les outils suivants :
- Un gestionnaire de tĂąches : j’utilise Google Tasks. Simple et intĂ©grĂ© Ă l’agenda Google, il me permet de dĂ©terminer des listes contextuelles et de mettre une date limite pour chaque tĂąche. Je peux aussi envoyer ces listes par email.
- Un carnet de notes dans lequel je note tous les jours mes 3 tĂąches les plus importantes et les autres tĂąches que j’ai prĂ©vu de faire dans la journĂ©e.
Voici d’autres outils pour une organisation simple :
- Un agenda : j’utilise Google Agenda et un agenda papier. Cela fait double emploi mais j’avoue que je serais perdue si mon agenda Google ne fonctionnait plus…
- Un systĂšme de classement des papiers : Pour classer vos papiers, vous pouvez utiliser des dossiers classĂ©s par ordre alphabĂ©tique, par client, par projet, etc. Pour les fichiers numĂ©riques, vous pouvez utiliser la mĂȘme logique de classement que sur papier. Vous gagnerez en clartĂ© et remettrez facilement la main sur vos dossiers. Pour d’autres trucs de classement des documents, lisez l’article.
Utilisation
L’Ă©tape suivante de cette habitude est en fait l’Ă©tape la plus importante, plus importante que les outils que vous utilisez. Il s’agit de passer en revue vos listes tous les jours.
Je conseille d’en faire une routine oĂč vous contrĂŽleriez vos listes le matin ou en fin de journĂ©e. Et Ă©videmment, consultez vos listes de courses et d’appels Ă donner chaque fois que nĂ©cessaire. Il ne s’agit pas d’une habitude trĂšs difficile, mais c’est une habitude sur laquelle vous devrez vraiment vous concentrer durant les 30 jours qui viennent. Parce qu’une fois que vous aurez l’habitude de vĂ©rifier vos listes quotidiennement, votre vie commencera Ă ĂȘtre beaucoup plus organisĂ©e et productive.
Et vous, comment gérez-vous vos listes de choses à faire ?
J’ai paramĂ©trĂ© ma boite mail pour que les mails que je reçois arrivent directement dans les dossiers concernĂ©s :
Factures, newsletter, identifiants (sur les sites) correspondance blogosphĂšre, business, amis…)
Mine de rien cette simple chose me fait gagner pas mal de temps
Je n’aime pas trop le « un jour peut-ĂȘtre », car j’ai trop une image de « à la saint glin glin » !!
Je n’aime pas trop non plus l’idĂ©e d’un jour / peut-ĂȘtre. J’ai l’impression que cela ne sera jamais fait. Mais c’est quand-mĂȘme utile de noter nos idĂ©es et projets pour le futur. Cela aide Ă se fixer de nouveaux objectifs et d’avoir des plans pour l’avenir. Cela permet aussi de ne pas oublier nos bonnes idĂ©es !
Bonjour Judith,
j’ai un classeur petit format dans lequel j’ai mis toutes mes listes de taches. Ca me permet d’etre tres flexible et de rĂ©organiser mes fiches si j’en ressents le besoin.
Me feuilles sont séparées par des intercalaires qui correspondent chacun à un projet
J’ai Ă©galement dĂ©coupĂ© mes taches perso (hors projet) par importance : Urgent et Important / Urgent et pas Important / Pas Urgent et Important / Pas urgent et Pas important. Cette techniqe me permet de retrouver plus vite mes taches les plus importantes.
Si je comprends bien, tes listes de tĂąches sont classĂ©es par projet et les tĂąches sont priorisĂ©es ? Si c’est ça, j’applaudis des deux mains !
Bonjour Judith,
Bon ça y est, je vais m’y mettre dĂ©s la semaine prochaine et vais opter, pour le moment, pour un agenda et un carnet de note. Je pense que je noterais toutes mes tĂąches qui me passent par la tĂȘte durant la journĂ©e, puis le soir ferais le trie et marquerais les plus importants sur l’agenda pour le lendemain. Qu’en pense-tu Judith ?
Merci pour tous ces conseils.
Bonjour Arnaud, je suis heureuse que tu t’y mettes. Tu verras, ça change la vie !
ProcĂ©der comme tu le dĂ©cris est une trĂšs bonne solution, c’est trĂšs bien et trĂšs simple. C’est comme cela que je procĂšde Ă©galement. N’hĂ©site pas si tu as besoin d’aide et si tu as des questions. Viens aussi nous raconter comment tu t’en sors.
Bonne semaine !
Bonjour, pour ma part, j’ ai testĂ© puis abandonnĂ© les mĂ©thodes sur ordi (« remember the milk », « ever note ») et autres logiciels (« agenda family »)…etc, pour reprendre papier et crayon, tout simplement.
J’ ai un carnet, toujours dans mon sac, pour noter tout ce qui me vient Ă l’ esprit quand je suis en dehors de la maison. Je reporte les infos de ce carnet tous les 2,3 jours.
Ensuite, j’ ai un planning quotidien oĂč je programme mes 3 tĂąches prioritaires du jour, mails et coups de tĂ©lĂ©phone Ă passer, 5 autres petites choses qui prennent peu de temps Ă faire si possible, 1 exercice-plaisir du jour, et toutes les tĂąches pour les jours Ă venir ainsi que toutes les idĂ©es sorties, lecture recettes qui me viennent Ă l’ esprit.
J’ ai ainsi tout sur le mĂȘme support. Je n’ ai pas de listes par domaine. Je veille simplement dans la programmation de mes tĂąches Ă varier ( enfants, maison, travail…) pour que ça avance dans chaque domaine, mais aussi pour Ă©viter l’ ennui. Varier les tĂąches, ça motive Ă les accomplir.
Tous les soirs, je reprends mon planning du jour et je prépare celui pour le lendemain.
Voila.
Je vous envoie des exemples : 1 planning vierge et 1 complété pour vous donner une idée.
A bientĂŽt.
Bonjour Maud et merci de partager ton expĂ©rience. Je vais aller consulter ton planning pour voir comment tu t’organises. Mais tu sembles dĂ©jĂ trĂšs bien maĂźtriser la gestion de tes tĂąches.
Les logiciels de gestion du temps peuvent ĂȘtre une bonne solution Ă condition qu’ils ne nous compliquent pas la vie. C’est pour cela que j’utilise Google Tasks, c’est intĂ©grĂ© dans Google Agenda. La seule chose est qu’il ne gĂšre pas les rappels. Mais je peux crĂ©er des listes de tĂąches pour chaque domaine, pour des projets diffĂ©rents, donner une date limite, m’envoyer la liste par mail, l’imprimer, etc.
Pour le IRL
**mon filofax est le plus efficace pour moi, mais il reste a la maison sauf si je pars plus d’une journĂ©e.
Pour ce qui concerne le PC (mes blogs ,les mails ) j’ai
**des notes « tomboy »sur mon « bureau virtuel »
**Un carnet attrape-tout dans mon sac que je transpose le dimanche soir quand je range mon sac (un rituel qui Ă©vite d’avoir des relevĂ©s de CB de l’an passĂ© dans le fond du sac ou des bombons fondus ou encore la lettre non postĂ©e avec le rib de la facture du tĂ©lĂ©phone d’il y a 3 mois )
** Un « home journal » que je me suis offert en Angleterre cet ete et qui remplace mon ancien classeur flyladies
Avec mes routines, mes n° importants , mes travaux saisonniers, mes listes ( celles de ce qu’on emporte en vacances hiver/ete – celles des voeux de fins d’annee, la liste des cadeaux dejĂ achetĂ© pour noel , pour qui ET OU ILS SONT RANGES etc ..)
4 outils MAISSSSSssssssss
j’adore ma liste jaune (faite sur du papier jaune, comme cela ça elle se repĂšre vite, pour les dĂ©tails du jour et de la semaine)
Euh… c’est quoi le IRL ??
Pour moi, les essentiels sont l’agenda, le carnet attrape-tout (ou carnet de notes) et le journal de bord (en bonne flybaby).
Que ferait-on sans notre journal de bord, hein ma bonne dame ?!
TrĂšs sympa ce petit emploi du temps =) utile quand on a une Ă©quipe sage et prĂȘte Ă l’accepter !
Je suis fan de l’impro mais ça aide
Il ne s’agit pas vraiment d’un emploi du temps pour une Ă©quipe sage et prĂȘte Ă l’accepter mais plutĂŽt d’un systĂšme de gestion du temps personnel. Se crĂ©er des listes de tĂąches en fonction des diffĂ©rents contextes dans lesquels nous vivons apporte beaucoup d’efficacitĂ©.
Bonjour Maman qui s’organise,
Je confirme que les listes sont trĂšs utiles mĂȘme si vous ĂȘtes comme moi trĂšs organisĂ©e.
Tout d’abord le dimanche soir je rĂ©flĂ©chis aux tĂąches Ă effectuer, puis j’Ă©cris tout sur mon IPHONE que je fais sonner deux fois.(au cas oĂč)et qui est couplĂ© avec mon ordinateur. RĂ©sultat impossible de louper quelque chose.
DĂšs que je pense Ă qq chose immĂ©diatement sur le tĂ©lĂ©phone ne pas remettre au lendemain sinon c’est fichu. Si c’est une idĂ©e je le mets sur le dictaphone (du tĂ©lĂ©phone).
J’ai toujours Ă©tĂ© dotĂ©e d’une excellente mĂ©moire mais les sollicitations extĂ©rieures sont tellement nombreuses que le systĂšme des listes est un atout incontestable.
Un livre trĂšs intĂ©ressant sur les listes « L’art des listes : Simplifier, organiser, enrichir sa vie de Dominique Loreau ».
Bon courage maman qui s’organise et doit ĂȘtre en plein boom pour la rentrĂ©e
Bonjour Sylviane,
Merci de me rappeler que j’ai aussi dans ma bibliothĂšque l’Art des Listes de Dominique Loreau. et que je ne l’ai pas encore lu… Je vais d’ailleurs mettre cette tĂąche dans ma liste @personnel !
Bonjour Judith et merci pour ce rendez-vous…
J’ai du mal, pour ma part, Ă changer mes habitudes d’organisation. Pourtant, je ne suis vraiment pas un maĂźtre en la matiĂšre et il y aurait du chemin Ă faire.
Mon truc, c’est l’agenda et le petit papier volant. Quand mon bureau dĂ©borde de petits papiers, je les rassemble, regarde si j’ai effectuĂ© la tĂąche et jette… Ce n’est pas trĂšs Ă©colo, mais c’est ce qui fonctionne le mieux.
Quant Ă l’agenda, c’est un peu pour suivre tes conseils et ça vient doucement : noter les tĂąches au fur et Ă mesure puis vĂ©rifier le soir et… faire du mieux possible !
Bref, je m’attĂšle Ă tes conseils autant que faire se peut, mais je reste mauvaise Ă©lĂšve. L’essentiel n’est-il pas de s’amĂ©liorer petit Ă petit ?
Evidemment Bernadette que l’essentiel est de s’amĂ©liorer petit Ă petit. La pratique amĂšne le progrĂšs comme dirait FlyLady donc tu es sur la bonne voie…
Tu peux noter tes tĂąches dans ton agenda si tu veux mais le mieux est d’y noter tout ce qui est dĂ©terminĂ© dans le temps, Ă date fixe, tes rendez-vous, etc. Les tĂąches sans date d’Ă©chĂ©ance doivent ĂȘtre classĂ©es par prioritĂ© en fonction de leurs importance et urgence et ensuite planifiĂ©es dans ton agenda. Si tu n’as pas envie de les planifier tu les laisses sous forme de listes et tu coches quand c’est fait. Facile, non ?
J’en profite pour m’excuser auprĂšs de tout le monde pour le dĂ©lai de rĂ©ponse Ă vos commentaires. J’ai perdu ma connexion internet pendant une semaine Ă cause de travaux proches de chez moi. Toute la rue a Ă©tĂ© privĂ©e de connexion jusqu’Ă hier soir, 7 jours complets au total.
Maintenant les choses sont réparées et je ne devrais plus avoir de souci pour vous répondre rapidement !
Bonne journée à tous,
Judith
IRL = In Real Life
Bonjour,
Merci pour tous ces bons conseils sui font vraiment du bien au quotidien. Cela faisait longtemps que je cherchais un moyen d’y voir plus clair et je l’ai trouvĂ© avec votre site !
En revanche, j’ai beau m’appliquer, il y a des fois oĂč j’ai l’impression de me noyer encore. Ce systĂšme simple et fiable par exemple, je ne l’ai pas : j’ai mon petit cahier pour les listes, mon application « to do list » pour l’avoir toujours Ă portĂ©e de main, mon agenda papier et Ă©lectronique et en fait je m’y perds ! pourtant je ne vois pas me sĂ©parer de l’un d’entre eux !
Avez-vous un petit conseil ?
Bonjour,
merci pour le partage . TrÚs intéressant !
les informations pour le systéme sont génial !
Bonne journée.
Bonsoir,
J aurais voulu savoir si a tout hasard tu n aurais pas garder dans tes archives les fichiers dont parle Maud dans le message du 3 septembre 2011.
Je serais tres interesser de voir un exemple.
Je vais continuer mes recherches pour faire ma revue hebdomadaire que je dois faire maintenant.
Aller lecture et action.
Bonne soiree.
Natou
Bonsoir Natou,
Malheureusement, je n’ai pas gardĂ© les fichiers de Maud. Mais je vois bien de quoi elle parle, tu me donnes d’ailleurs une idĂ©e pour un prochain billet.
A trĂšs vite !
Coucou Judith !!
Me revoila sur ce billet aprĂšs quelques mois !!
Me voila arrivée à la 5eme habitude !!!
Yes, on est a la moitié !!
Bilan de l habitude precedente : agir !!!
Tout dans le vert au niveau de mes objectifs prioritaires !!!
Finit la saison de travail !!!
Maintenant on profite des vacances !!!
La nouvelle habitude tombe a pique car je suis piquée par une folie de simplification de mon systeme depuis quelques jours.
Apres avoir pris l habitude d ecrire simplement mes rdv et choses importantes dans un agenda et un carnet attrape tout.
Apres etre passé a un support unique le bullet journal, je vais opter pour la rentrée pour soit un organizer soit un classeur, soit un cahier a spiral pour pouvoir avoir comme un JDB miniature avec des onglets pour les projets en cours, et toutes mes listes.
Et j ai compris pendant mes différentes reflexions et auto analyse, que j ai besoin que mes infos soient centralisées au memes endroits et que j ai du mal a synthétiser !!Si tu as des conseils, je suis preneuse !!
En esperant que la simplification de mon systeme m aidera a m ameliorer sur ces points !!
Bisous
Merci pour ce super article!
Je trouve enfin un systĂšme qui me convient: simple et fiable!
J’utilise dĂ©jĂ les listes et l’agenda, je vais ajouter le petit carnet!
Tes listes Ă imprimer sont pas mal.
Sur ton carnet, tu notes tout Ă la suite; ou tu prioriser d’abord?
Bonjour Judith,
Pour ma part, je gĂšre mes listes de tĂąches dans mon Bullet Journal (deux en fait : perso/projets et pro). On y retrouve un horizon assez court.
Pour un horizon plus lointain, j’utilise Trello qui me permet d’avoir une vision plus globale (et plus souple) de mes diffĂ©rents projets.
Merci pour ton article,
Ernilie
Bonjour,
pour ma part tous les soirs je fais ma liste de tache pour le lendemain dans mon carnet , et jâĂ©cris celle concernant la maison sur un tableau blanc situĂ© dans mon couloir.
Ca Ă permis a mon mari de se rendre compte de tout ce qui avait a faire chaque jour et de lui mĂȘme c’est mis Ă m’aider.
Aujourd’hui en rentrant du travail j’ai souvent la surprise que certaines taches ont dĂ©jĂ Ă©tĂ© faite !!
Car avant quand je lui demander un coup de main il me disait souvent ‘tu peux le faire toi y en a pour 2min’.
Merci pour tout vos conseils j’ai pu me prendre des petits moment pour moi et retrouver une vie moins stressante
Bonjour,
Pour mes rendez-vous j’utilise l’application  » calendrier  » de mon Iphone, pour la gestion des tĂąches j’utilise une application « rappel » qui permet de les hiĂ©rarchiser, et d’afficher au besoin une notification Ă une heure et/ ou Ă un endroit. Enfin pour mes idĂ©es, liste de courses, etc,.., j’utilise l’application « Notes ». Et tous ceci est sauvegardĂ© automatiquement sur mon compte Icloud, en cas de problĂšme avec mon tĂ©l.
J’utilise en parallĂšle un bullet journal mais qui me sert plutĂŽt de brouillon pour pouvoir tout planifier avec les applications de mon tĂšl.
J’ai du mal Ă suivre un bullet journal car je trouve dĂ©jĂ que cela prend trop de place dans mon sac Ă main et que c’est plus long Ă gĂ©rer.
Pour les projets j’utilise un cahier Ă spiral. Pour les informations importantes de la maison (n° de tĂšl Ă©cole, garderie, coordonnĂ©es mĂ©decin, assurance,…), j’ai tout regroupĂ© dans un classeur familiale pour ne plus avoir Ă chercher et si un proche Ă besoin des infos, il sait oĂč les trouver.
J’ai comme projet de faire un centre familiale pour afficher le planning de ma fille de 7 ans et demi, y mettre le classeur familiale, afficher le menu de la semaine, …..
Pour le travail, j’utilise essentiellement outlook pour planifier les tĂąches et les hierarchiser.
Merci pour vos astuces, cela me donne de l’inspiration pour amĂ©liorer mon organisation.
Christine