Au début du mois, je vous ai présenté la première partie de la 8ème habitude de la méthode Zen to Done de Leo Babauta. Je vous avais également donné rendez-vous afin de vous présenter d’autres trucs pour simplifier votre liste de choses à faire et la limiter à l’essentiel. Le moment est donc venu de voir la suite.
1. Passez en revue votre liste de tâches chaque semaine. Votre liste de tâches a tendance à s’allonger au fil de la semaine, prenez donc quelques minutes chaque semaine pour éliminer certaines tâches. Vous n’avez pas besoin d’avoir une énorme to-do list pour être productif – vous avez simplement besoin d’agir sur vos tâches importantes.
2. Les grosses pierres. Lors de votre revue hebdomadaire, déterminez les tâches les plus importantes que vous aimeriez accomplir au cours de la semaine prochaine. Ce sont vos grosses pierres. Ensuite, placez-les dans votre emploi du temps à l’aide de votre agenda, idéalement le plus tôt possible dans la journée, pour chaque jour de la semaine à venir. Faites-en votre priorité de la journée et ne les reportez pas à la fin de la journée.
3. Misez sur la valeur ajoutée. Prenons l’exemple de deux journalistes. L’un est très occupé et écrit une dizaine d’articles par semaine. Ces articles sont tous de très bonne qualité mais ne sortent pas vraiment de l’ordinaire. L’autre journaliste n’écrit qu’un seul article cette semaine mais son article est vraiment exceptionnel, il est publié en première page du journal, tout le monde en parle et bloggue sur le sujet sur Internet. Grâce à cet article, son auteur obtient un prix et devient un grand nom du journalisme. Ensuite, il décroche un job plus important et se voit proposé d’écrire un livre. Cet exemple est un peu extrême mais il illustre parfaitement le fait que certaines tâches sont vraiment payantes sur le long terme alors que d’autres ne vont faire que vous tenir occupé sans jamais rien vous rapporter sur le long terme. Le premier journaliste aurait pu rester à la maison toute la semaine et dormir, cela n’aurait pas changé grand chose dans sa vie (excepté qu’il n’aurait pas été payé pour cette semaine). Concentrez-vous sur les tâches à valeur ajoutée, celles qui vont vous aider à vous démarquer, vous faire un nom, vous aider à sortir de l’ombre, celles qui vont vous apporter une grande satisfaction et un bonheur durable. Eliminez le reste, c’est à dire les tâches sans valeur ajoutée.
4. Déterminez vos 3 plus importantes tâches. Chaque jour, prenez une nouvelle feuille de papier et notez-y vos 3 plus importantes tâches. C’est tout ! Si possible, consacrez votre journée entière à ces 3 tâches, ou à tout le moins consacrez-y la première moitié de la journée. Ces 3 plus importantes tâches ne sont rien d’autres que vos grosses pierres planifiées pour chaque jour de la semaine, mais aussi tout autre tâche importante à faire dans la journée.
5. Regroupez vos tâches. Au cours de la journée, d’autres choses à faire risquent de faire surface et devront être réalisées au risque de vous causer des problèmes plus tard. Notez ces tâches sur une autre feuille de papier ou sur une autre petite liste. Vous ne devez probablement pas les faire dans la minute mais vous devez pouvoir vous en rappeler. Planifiez 1 heure ou 30 minutes à la réalisation de ces tâches en fin de journée (pourquoi pas 16h). Faites vos plus importantes tâches en priorité et ensuite effectuez les plus petites tâches toutes en même temps. Cela peut être donner des coups de fil, lire et écrire des mails, écrire une lettre, classe de la paperasserie, etc. Essayez de les faire rapidement de façon à les éliminez de votre liste de choses à faire. Vous pourriez ne pas avoir le temps de toutes les faire. Ce n’est pas grave du tout. Il vaut mieux laisser pour le lendemain vos petites tâches plutôt que vos grosses pierres. Regroupez le traitement de vos emails également, si vous le faites tout au long de la journée cela revient à être sans cesse interrompu. Il suffit de le faire une ou deux fois par jour, c’est suffisant !
Voilà donc encore 5 astuces pour diminuer votre listes de choses à faire et simplifier votre emploi du temps. J’espère que ces petits trucs vous sont utiles. Dites-le moi dans les commentaires !
J’aimerai bien pouvoir m’organiser de cette façon. Le problème c’est que je n’arrive pas à commencer, car tout semble dans le rush pour moi
Bonjour Mino,
Tu peux peut-être commencer par aller voir là : https://www.mamansorganise.com/par-quoi-commencer/ et y aller doucement, à ton rythme. Tout le secret est là : avancer par petits pas, un pas après l’autre, tranquillement…
Essaies de voir ce qui cloche dans ton organisation. Qu’est-ce qui fait que tu te sens toujours dans le rush ?
Courage, tu vas y arriver !
PS : J’aime bien ton blog ! Bisous !
Bonjour Judith
Moi perso, j’utilise un agenda électronique et papier.
Electronique car synchronisé avec mon iphone pour qui sonne et que je sache que j’ai une action importante à faire.
Papier car cela me permet de mieux visualiser ma tache et son importance.
Certaines grosse pierre sont devenu petite par ce premier exercice.
Bonjour Frédéric ! Idem pour moi : agenda papier et agenda électronique (Google Agenda pour ne pas le citer) synchronisé avec mon BB aussi. Le matin, un coup d’oeil sur mon agenda papier, idem le soir, et je sais toujours ce qui m’attend dans la journée (enfin… excepté les imprévus !).
Un petit truc : écrire en rouge et au stylo-bille nos grosses pierres et nos plus importantes tâches dans l’agenda papier. De cette manière, les grosses pierres sont beaucoup plus difficiles à faire bouger, voire à effacer. Puisqu’il s’agit de tâches importantes, rien ne devrait venir interférer dans la réalisation de ces tâches.
en fait pour simplifier sa liste de taches, il faut… effectuer ses taches!
Hahaha, je dirais même plus, il faut effectuer ses tâches et les rayer de sa liste !
Tous les soirs je note mes tâches pour le lendemain, il y en a 3 qui prennent assez de temps et d’autres petites qui prennent moins d’1/4 d’heure. J’arrive à m’en sortir car quand des taches surprises ne se pointent pas. Il est inutile de vouloir faire trop de choses, on y arrive jamais
Les 3 tâches qui prennent plus de temps devraient faire partie de tes grosses pierres. Si c’est le cas, c’est super ! Sinon… pas bien !
Salut Judith,
J’adore la partie où il est question de rédiger ces 3 objectifs de la journées( les grosses pierres) et de tout faire pour parvenir à le réaliser.
Perso, c’est ce que j’utilise et une fois que je suis arrivé à les réaliser, je peux m’accorder du temps à moi-même sachant que l’objectif de ma journée a été atteint.
Effectivement, le sentiment d’apaisement que l’on ressent quand on a fait ce qu’on avait prévu de faire est vraiment génial. On peut enfin se reposer ou en profiter pour avancer encore un peu plus vers son objectif.
Bonjour Judith,
Tout ces conseils et ces methodes sont très bien, mais mon gros problème est que je n’arrive pas à gerer les differentes listes, je n’ai pas trouvé le support qui me va bien. Je plannifie mes journées que je ne respecte pas, il y a plein d’autres choses urgentes qui prennent la place. Je suis un peu perdu…..
Bonjour Eric et merci pour ton commentaire !
Je suis justement occupée à écrire un article sur l’art de déterminer ses tâches prioritaires. Peut-être que cela pourra t’aider… Car je pense que si tu ne respecte pas tes priorités premièrement établies c’est que tu les as mal définies au début. Peut-être que tu confonds urgence et importance. Qu’est-ce qui fait que tes priorités changent en cours de journée ? Maintenant il faut vraiment que tu saches déterminer si une tâche sois-disant urgente qui te tombe dessus est prioritaire ou pas par rapport à ce que tu fais à ce moment.
J’espère pouvoir t’aider.